Zoho Expense

Systemet til udgiftsstyring er designet til at give administratorer fuld kontrol over platformens konfiguration og tilpasning, så den stemmer overens med organisationens specifikke behov. Den indledende opsætning omfatter konfigurering af organisationsprofilen, herunder tilføjelse af afdelinger, brugerroller og definition af standardvaluta. For at strømline den daglige brug kan administratorer indstille standardværdier for nye udgifter, eksempelvis en standardkategori eller betalingsmetode, hvilket reducerer antallet af klik for medarbejderne.

Platformens styrke ligger i dens avancerede tilpasningsmuligheder. Administratorer kan oprette et ubegrænset antal brugerdefinerede felter på tværs af moduler som Udgifter, Rapporter og Rejser. Disse felter kan have forskellige datatyper, herunder tekst, tal, dato, dropdown-menuer og "lookup"-felter, der kan hente data fra andre moduler. Dette giver virksomheder mulighed for at indsamle præcis den information, de har brug for, som f.eks. et internt projektnummer eller en specifik omkostningskode.

For yderligere at forbedre brugeroplevelsen kan sidelayouts tilpasses. Denne funktion gør det muligt at designe forskellige visninger af udgiftsoprettelsessiden baseret på kriterier som f.eks. udgiftskategori. Hvis en medarbejder vælger kategorien "Flyrejse", kan systemet automatisk vise felter som "Billetnummer" og "Destination", mens disse felter forbliver skjulte for kategorien "Kontorartikler". Dette sikrer, at brugerne kun præsenteres for relevante felter, hvilket gør processen hurtigere og mere intuitiv.

Fleksibel dataindsamling

Dataindsamling er fleksibel og understøtter flere kanaler. Udgifter kan oprettes på følgende måder:

• Manuelt: Direkte indtastning i web- eller mobilappen.
• Kvitteringsscanning (Autoscan): OCR-teknologi udtrækker data fra et billede af en kvittering.
• E-mail-videresendelse: Videresendelse af e-mails med digitale kvitteringer til en dedikeret Expense-adresse.
• Firmakort-feeds: Automatiske transaktionsfeeds fra tilsluttede firma- eller personlige kreditkort.
• Bulk-import: Import af flere udgifter på én gang via en CSV-fil.
  
  

Avanceret logik og automatisering

Ud over visuel tilpasning tilbyder systemet dybdegående muligheder for at indlejre kompleks forretningslogik direkte. Dette transformerer platformen fra et passivt registreringsværktøj til en aktiv "gatekeeper" for virksomhedens finansielle politikker.

Politikstyring for udgifter

Kernen i denne funktionalitet er den indbyggede "Policy Engine". Administratorer kan oprette flere, granulære udgiftspolitikker og tildele dem til specifikke afdelinger, roller eller endda individuelle medarbejdere. Inden for hver politik kan der fastsættes specifikke beløbsgrænser for forskellige udgiftskategorier, defineres faste kilometertakster for kørsel og opsættes regler for diæter baseret på rejsens varighed og destination.

For endnu mere detaljeret kontrol kan der oprettes regelbaseret automatisering. Disse regler kan defineres som daglige, månedlige eller årlige grænser for beløb, antal udgifter eller kørte kilometer. Når en medarbejder forsøger at indsende en udgift, der overtræder en regel, kan systemet konfigureres til enten at vise en advarsel eller helt at blokere for indsendelsen.

Fleksible godkendelses-workflows

Godkendelses-workflows er et andet område med stor fleksibilitet. Platformen understøtter alt fra simple, hierarkiske flows (hvor en rapport sendes til medarbejderens nærmeste leder) til komplekse, flertrins og kriteriebaserede godkendelsesprocesser. For eksempel kan en udgiftsrapport, der overstiger 5.000 DKK, automatisk blive sendt til både afdelingslederen og en fra finansafdelingen for dobbeltgodkendelse.

Workflow-regler og brugerdefinerede funktioner

For den ultimative automatisering og personalisering understøtter platformen Workflow-regler og Custom Functions. Workflow-regler kan udløse en række handlinger (såsom at sende en e-mail-notifikation, opdatere et felt eller kalde en webhook) baseret på specifikke hændelser (f.eks. "når en rapport godkendes") eller på en fastlagt tidsplan. For processer, der kræver endnu mere avanceret logik, kan udviklere anvende Custom Functions. Disse er små stykker kode skrevet i et specialiseret scriptsprog, som kan udføre næsten enhver tænkelig automatisering, f.eks. at hente data fra et eksternt system via API og validere en udgift mod disse data.

Kombinationen af disse logiske værktøjer gør det muligt at bygge en "Compliance by Design"-arkitektur. Et brugerdefineret felt, f.eks. "Projektværdi", kan bruges som et kriterium i et godkendelsesflow, der dirigerer rapporter for højværdiprojekter til en specifik direktør. En politikovertrædelse kan udløse en workflow-regel, der automatisk underretter compliance-afdelingen. Dette system forhindrer proaktivt uønsket adfærd i stedet for blot at rapportere om det efterfølgende, hvilket er en markant værdidriver for organisationer med komplekse krav.

Branding og tilpasning af udseende

Systemet til udgiftsstyring giver administratorer mulighed for at tilpasse platformens udseende, så det afspejler virksomhedens brandidentitet. I visse abonnementsplaner kan virksomheder uploade deres eget logo, som vil blive vist i applikationen. Derudover kan PDF-skabeloner, der bruges til at generere udgiftsrapporter, og de e-mail-skabeloner, der anvendes til notifikationer, tilpasses for at sikre en konsekvent kommunikation.

Indirekte white-labeling via rapportering

Direkte white-labeling af selve udgiftsstyring-applikationen, hvor hele produktet rebrandes og hostes under et andet firmanavn, er ikke en standardfunktion. Dog tilbydes en avanceret white-labeling-løsning for et relateret analyseprodukt. Da udgiftsstyringssystemet kan integreres dybt med dette analyseværktøj for avanceret rapportering, åbner dette for en indirekte white-labeling-mulighed. En virksomhed kan rebrande hele analyseplatformen med eget domæne, logo, farveskema og login-side. Derefter kan der bygges tilpassede analyse-dashboards baseret på data fra udgiftsstyringssystemet og præsentere disse i en egen brandet portal eller integrere dem i eksisterende applikationer. Dette er en løsning rettet mod større organisationer eller konsulenthuse, der ønsker at tilbyde fuldt brandede analyse- og rapporteringsværktøjer til deres kunder eller interne brugere.

Multikanal distribution og dataindsamling

Systemet til udgiftsstyring er bygget som en omnichannel-platform, der sikrer, at medarbejdere kan registrere og administrere udgifter, uanset hvor de befinder sig.

Tilgængelig via mobil og web

• Mobilapps: Der tilbydes fuldt funktionelle native apps til iOS og Android, samt en app til Apple Watch. Mobilapps'ene er centrale i brugeroplevelsen og understøtter alle kernefunktioner på farten: kvitteringsscanning med kameraet, automatisk kilometerregistrering via GPS, oprettelse og redigering af udgifter samt godkendelse eller afvisning af rapporter. En vigtig funktion er offline-tilgængelighed, som gør det muligt for brugere at registrere udgifter uden en aktiv internetforbindelse. Data gemmes lokalt på enheden og synkroniseres automatisk, så snart der igen er forbindelse.
• Webapplikation: Den omfattende web-baserede grænseflade er det primære værktøj for administratorer, finansmedarbejdere og godkendere. Herfra konfigureres politikker, regler og integrationer, der køres dybdegående analyser, og refusioner behandles.
• E-mail-videresendelse: Hver bruger tildeles en unik, personlig e-mailadresse. Når en bruger modtager en digital kvittering via e-mail (f.eks. for en flybillet eller et onlinekøb), kan de blot videresende denne e-mail til deres dedikerede Expense-adresse. Systemet vil automatisk scanne e-mailen og eventuelle vedhæftede filer (som PDF eller billeder), udtrække de relevante oplysninger og oprette en kladde til en ny udgift.
• Kortintegrationer: For at automatisere processen yderligere kan systemet integreres direkte med firmakort. Dette kan ske via Direct Feed Integration for kort udstedt af Visa, Mastercard og American Express, hvor transaktionsdata sendes direkte og sikkert til systemet. Alternativt kan integrationen ske via tredjeparts-aggregatorer som Plaid eller Yodlee, der understøtter tusindvis af banker globalt. Når en transaktion vises i feedet, kan medarbejderen med et enkelt klik omdanne den til en udgift og vedhæfte den relevante kvittering.

Analyse og rapportering af udgiftsdata

Systemet til udgiftsstyring er udstyret med et robust sæt af værktøjer til analyse og rapportering, der giver finansafdelinger og ledelse indsigt i virksomhedens forbrugsmønstre. Disse værktøjer er opdelt i to niveauer: indbygget rapportering og avanceret analyse.

Indbygget analysemodul

Direkte i systemet findes et analysemodul, der indeholder en række prædefinerede standardrapporter. Disse rapporter dækker centrale områder som "Udgifter pr. Kategori", "Udgifter pr. Kunde", "Udgifter pr. Projekt" og "Politikovertrædelser". Hver rapport kan tilpasses dynamisk af brugeren med filtre baseret på datointervaller, specifikke medarbejdere, afdelinger eller brugerdefinerede tags. Brugeren kan også vælge, hvilke datakolonner der skal vises i rapporten. De færdige rapporter kan eksporteres til formater som PDF, CSV, XLS eller direkte til et regnearksprogram for yderligere bearbejdning.

Brugerdefinerede rapporter og typer

Ud over de analytiske rapporter kan administratorer definere "Rapporttyper" for at standardisere og klassificere de udgiftsrapporter, som medarbejderne indsender. En rapport kan f.eks. klassificeres som "Intern Rejse", "Kundebesøg" eller "Månedlig Repræsentation". Disse typer kan knyttes til specifikke udgiftspolitikker eller udløse unikke godkendelses-workflows, hvilket yderligere automatiserer og strømliner processen. Brugere kan oprette rapporter manuelt, generere dem fra en liste af uindberettede udgifter eller importere dem via fil.

Avanceret analyse med dedikeret BI-platform

For organisationer med behov for dybere og mere visuel analyse tilbyder udgiftsstyringssystemet en problemfri integration med en dedikeret business intelligence (BI) og analyseplatform. Når denne integration aktiveres, synkroniseres alle udgiftsdata til analyseplatformen, hvor brugerne får adgang til mere end 150 præ-byggede, interaktive rapporter og dashboards. Disse dashboards giver et visuelt overblik over alt fra udgiftstrends over tid til de hyppigste politikovertrædelser. Styrken ved denne integration er muligheden for at blande data fra udgiftsstyringssystemet med data fra andre kilder (f.eks. salgsdata fra et CRM-system eller budgetdata fra et regneark) for at skabe omfattende, tværfunktionelle analyser. Brugere kan bygge deres egne dashboards fra bunden ved hjælp af en "drag-and-drop"-editor med et bredt udvalg af visualiseringer som diagrammer, pivottabeller og KPI-widgets.

Expense's position som en integreret del af et større økosystem er en central egenskab. De indbyggede integrationer med andre applikationer er omfattende, problemfrie og skaber en synergi, som enkeltstående produkter sjældent kan matche.

Native integrationer

• Books: Denne integration er særligt vigtig. Expense og Books deler en fælles teknologisk kerne, og når de er forbundet, kan integrationen ikke deaktiveres. Dette sikrer en fuldkommen synkronisering, hvor godkendte udgiftsrapporter og gennemførte refusioner automatisk bogføres i Books. Data som kunder, projekter og kontoplaner synkroniseres begge veje, hvilket eliminerer dobbeltarbejde og sikrer datakonsistens.
• CRM: Integrationen med CRM forbinder salgs- og finansfunktionerne. Sælgere kan oprette og spore udgifter direkte fra CRM-grænsefladen og knytte dem til specifikke kunder, handler eller kontakter. Dette giver et præcist overblik over omkostningerne forbundet med hver salgsaktivitet. Data kan synkroniseres enten envejs (fra CRM til Expense) eller tovejs.
• Projects: For projektorienterede virksomheder er integrationen med Projects afgørende. Udgifter kan knyttes direkte til specifikke projekter og opgaver, hvilket muliggør nøjagtig sporing af projektomkostninger i realtid og danner grundlag for præcis fakturering af projektrelaterede udgifter til kunden.
• Andre applikationer: Expense integrerer med en bred vifte af andre applikationer i suiten, herunder People (HR-system til medarbejderdata), Cliq (team-chat til notifikationer), Invoice (fakturering) og Analytics (business intelligence). Desuden fungerer Flow, som er integrationsplatformen (iPaaS), som en central hub, der gør det muligt at bygge automatiseringer uden kodning mellem Expense og hundredvis af andre applikationer, både inden for og uden for økosystemet.

Vigtige integrationer med tredjepartsapplikationer

For at imødekomme behovene hos virksomheder, der ikke udelukkende anvender produkter fra samme udbyder, tilbyder Expense en række integrationer til populære tredjepartsapplikationer.

• Regnskab og ERP: Ud over den dybe integration med Books kan Expense forbindes med markedsledende regnskabs- og ERP-systemer som QuickBooks Online, Xero, Sage Accounting, SAP og Oracle. Dette er en afgørende funktion for at sikre, at platformen kan fungere i et heterogent softwarelandskab.
• Rejse og transport: For at strømline rejseafregning er der integrationer med online rejsebookingplatforme som GetThere samt transporttjenester som Uber for Business og Lyft. Når en medarbejder tager en tur med Uber, kan kvitteringen automatisk sendes til Expense og oprettes som en udgift.
• Produktivitetssuiter: Integration med Google Workspace og Microsoft 365 muliggør vigtige funktioner som Single Sign-On (SSO), hvilket lader brugere logge ind med deres eksisterende firma-login, samt integration med kalendere og cloud-lager.
• Banker og betalingsgateways: For at lette udbetalingen af refusioner integrerer Expense med betalingstjenester som CSG Forte i USA og Canada, samt en række banker i Indien.

Det er dog værd at bemærke, at kvaliteten af disse integrationer kan variere. Mens de indbyggede integrationer er bygget på en delt platform og er dybt forankrede, er tredjepartsintegrationer typisk baseret på API'er. Dette kan potentielt føre til friktion. Brugeranmeldelser peger på "integrationsproblemer" som en af platformens svagheder. Dette antyder, at selvom integrationerne eksisterer, kan de kræve mere konfiguration, vedligeholdelse og fejlfinding end de problemfrie indbyggede integrationer. En virksomhed, der overvejer Expense, bør derfor anse valget af regnskabssystem som en afgørende faktor for den samlede TCO og brugeroplevelse.

Udvidelsesmuligheder via API, Webhooks og automatiseringsplatforme

For virksomheder med unikke behov eller ønske om dyb integration med egne systemer tilbyder Expense et stærkt fundament for udvidelse og tilpasning.

• REST API: Expense stiller en omfattende REST API (version 1) til rådighed. Denne API giver udviklere programmatisk adgang til næsten alle dataenheder i platformen, herunder udgifter, rapporter, kunder, projekter, politikker og brugere. API'en understøtter fuld CRUD (Create, Read, Update, Delete) funktionalitet, hvilket gør det muligt at bygge skræddersyede integrationer, automatisere dataindtastning fra proprietære systemer eller udvikle helt nye applikationer baseret på Expense-data.
• Webhooks: Platformen understøtter udgående webhooks, som fungerer som realtidsnotifikationer til eksterne systemer. En webhook kan konfigureres til at blive udløst af specifikke hændelser i Expense, f.eks. "når en udgiftsrapport bliver godkendt" eller "når en ny udgift oprettes". Når hændelsen indtræffer, sender Expense en HTTP-anmodning med et JSON-formateret data-payload til en specificeret URL. Dette muliggør realtidsintegrationer, hvor f.eks. et eksternt projektstyringsværktøj øjeblikkeligt kan blive opdateret, når en projektrelateret udgift godkendes. For øget sikkerhed kan webhooks sikres med et hemmeligt token, som modtagersystemet kan bruge til at verificere, at anmodningen faktisk stammer fra Expense.
• Automatiseringsplatforme (Flow): Som tidligere nævnt fungerer Flow som en kraftfuld no-code/low-code integrationsplatform (iPaaS). Den giver ikke-udviklere mulighed for at bygge komplekse, automatiserede workflows mellem Expense og over 900 andre cloud-applikationer ved hjælp af en visuel "drag-and-drop"-grænseflade. Flow understøtter et bredt udvalg af triggers (f.eks. "Ny udgift oprettet i Expense") og actions (f.eks. "Opret en opgave i Asana"), hvilket dramatisk udvider platformens integrationsmuligheder uden behov for specialiseret udvikling.