Hvad er et Breeze project i HubSpot?

Sådan virker Breeze projects i HubSpot

Et projekt er en beholder med fire ting i: instruktioner, kontekst, værktøjer og selve chattene. HubSpot beskriver det i HubSpots dokumentation for projekter i Breeze Assistant som en måde at gruppere samtaler på og give dem fælles instruktioner og referencemateriale. Du opretter et projekt enten fra bunden eller ud fra en skabelon, for eksempel Sales prospecting, og navngiver det som en mappe, ikke som en prompt.

Instruktionerne er den del, der gør det meste af arbejdet. De er stående direktiver, som hver ny chat i projektet arver, og de opfører sig som et lag oven på samtalen frem for som en besked, du sender én gang. Kvaliteten af projektet er derfor stort set lig med kvaliteten af det felt. Skriver du, at assistenten skal være professionel, får du ensartet vævl. Skriver du maks 120 ord, ingen udråbstegn, henvis altid til den seneste prisliste og oplys aldrig en leveringstid, får du noget, der kan sendes videre.

Kontekst. Et projekt kan trække på filer fra din computer, på knowledge vaults og på CRM-records. HubSpots dokumentation for knowledge vaults nævner PDF, Markdown, HTML, PowerPoint, ren tekst i UTF-8, Word, Excel, CSV, JSON og XML samt JPEG, PNG og WebP. Grænserne er 50 MB pr. fil, 10 MB pr. billede og højst 50 vaults i en konto ad gangen. Billeder inde i dokumenter bliver indekseret automatisk, op til 10 pr. aktiv og maks 500 KB stykket.

Vaults oprettes ikke inde i projektet, men under Agents, Agent Hub, fanen Context og derefter Knowledge vaults. En vault skal have mindst én fil eller ét CRM-objekt hængt på, før den kan gemmes, og den kan bygges på jeres vidensbase, landingssider, blogindlæg, websitesider og opkald eller på segmenter af kontakter, virksomheder, deals, tickets og custom objects. Rettighederne sættes pr. vault: kun ejeren redigerer, ejeren redigerer og alle kan se, alle kan redigere, eller en skræddersyet liste af brugere og teams. Super Admins beholder altid fuld adgang.

Værktøjer. To kontakter i projektet afgør, hvor meget assistenten må: Browse the web og Write to the CRM. Den sidste er den, jeres CRM-ansvarlige skal forholde sig til, for den flytter assistenten fra at foreslå til at oprette. Et projekt, hvor sælgere brainstormer mailtekster, har ikke brug for skriveadgang til CRM'et. Et projekt, der skal oprette opgaver og noter efter kundemøder, har.

Memories er noget andet end instruktioner, og de to bliver ofte blandet sammen. Memories er det, assistenten selv gemmer om den enkelte bruger: navn, jobtitel, tone, skrivestil og tilbagevendende ønsker. De følger personen på tværs af projekter og kan tilføjes og slettes manuelt. Projektinstruktioner følger projektet og gælder alle, der har adgang til det. Når to kolleger får forskellige svar i det samme projekt, er memories som regel forklaringen.

Adgangen sættes pr. projekt via redigeringsikonet, hvor du vælger, hvilke brugere i kontoen der kan komme ind. Det er den mekanisme, der gør projekter til noget andet end en privat chathistorik, og det er også den, der skal tænkes igennem, hvis et projekt indeholder prislister, marginer eller kundesager. Et projekt er ikke et rettighedssystem på objektniveau. Har en bruger adgang til projektet, har vedkommende adgang til alt det materiale, der ligger i det.

Historikken bag. Projekterne afløste de gamle custom assistants. HubSpot lukkede custom assistants den 13. juli 2026 og migrerede brugeroprettede assistenter over i projekter. Har I bygget assistenter før den dato, ligger de altså som projekter nu, og det er værd at gå dem igennem, fordi en migreret assistent sjældent har den instruktionskvalitet, man ville skrive i dag.

Der er hårde grænser på forbruget. HubSpots dokumentation for Breeze Assistant sætter indholdsgenerering til højst 30 gange i minuttet og 1.000 gange om dagen. Dansk er på listen over understøttede sprog sammen med blandt andet engelsk, tysk, svensk, norsk, finsk og hollandsk, så I behøver ikke skrive jeres instruktioner på engelsk for at få brugbare svar. Assistenten trækker desuden på HubSpot Academy-indhold, websiteanalyse og Loop Marketing-materiale, når spørgsmålet handler om marketing. Vil du læse mere om selve assistenten, har vi en side om Breeze Assistant.

Tre ting går typisk galt. Instruktionsfeltet bliver skrevet på to minutter og aldrig rettet igen. Vaulten bliver fyldt med alt, hvad nogen kunne finde, så assistenten citerer et produktark fra 2023 lige så villigt som prislisten fra i maj. Og projekter bliver oprettet pr. person i stedet for pr. arbejdsgang, hvorefter ingen kan finde ud af, hvilket af de elleve projekter der er det rigtige. Det første er nemt at rette. De to andre kræver, at nogen ejer opsætningen.

Vi hjælper danske B2B-virksomheder med at få Breeze projects til at gøre en forskel frem for at ligge som endnu et ubrugt værktøj. Konkret skriver vi instruktionsfelterne sammen med jer, bygger de knowledge vaults, projekterne skal trække på, sætter adgangen rigtigt, så prislister og kundesager ikke ligger åbent for hele kontoen, og tager beslutningen om AI Model Training sammen med jeres databehandleraftale. Skal I i gang, eller har I en række migrerede custom assistants, ingen har set efter siden juli, så tag fat i os.

Hvad danske B2B-teams bruger Breeze projects til

Projekter giver først mening, når de dækker en arbejdsgang, der gentager sig. Engangsopgaver kan lige så godt klares i en almindelig chat. Det er de opgaver, hvor svaret skal se ens ud hver gang, og hvor konteksten er den samme fra mandag til mandag, som betaler sig. De seks mønstre herunder går igen hos de danske B2B-teams, vi arbejder med.

Tilbud og prissvar med samme ordlyd
Et projekt med den gældende prisliste, jeres leveringsbetingelser og en instruktion om aldrig at love en dato uden forbehold. Sælgerne spørger i projektet i stedet for at kopiere fra et gammelt tilbud. En teknisk grossist med fem sælgere får dermed den samme formulering om fragt og returret ud af alle fem, og det er lige så meget et juridisk anliggende som et sprogligt.

Account research før et møde
Browse the web slås til, og vaulten indeholder jeres ICP og de spørgsmål, I altid stiller på et første møde. Sælgeren beder om et rids af virksomheden, dens seneste nyheder og tre hypoteser om, hvor jeres løsning passer ind. Et konsulenthus, der sælger til produktionsvirksomheder i Jylland, sparer den halve time, der ellers gik med regnskaber og LinkedIn.

Supportsvar, der matcher vidensbasen
Vaulten bygges på jeres eksisterende knowledge base, og instruktionen siger, at svaret skal henvise til en artikel eller melde klart, at der ikke findes en. Supportteamet får udkast i stedet for at skrive fra bunden. En softwarevirksomhed med dansk og engelsk support kan køre to projekter på den samme vault med hver sin sproginstruktion.

Marketingtekst i jeres egen stemme
Instruktionerne indeholder tone of voice, forbudte ord og længdekrav, og vaulten indeholder de fem bedste eksempler på tekst, I selv har skrevet. Alt fra LinkedIn-opslag til mailemner skrives i projektet. En virksomhed, der har betalt et bureau for at definere sin stemme, får den faktisk brugt i stedet for at lade dokumentet ligge på et drev.

Onboarding af nye i teamet
Et projekt med jeres salgsproces, definitionen på jeres lifecycle stages og de indvendinger, I oftest møder. Den nye sælger spørger projektet i stedet for at afbryde en kollega. Det er den anvendelse, der oftest overrasker positivt, fordi den flytter tid hos de erfarne medarbejdere og ikke kun hos de nye.

RevOps og spørgsmål til data
Et projekt med adgang til CRM-records og instruktioner om jeres datamodel, jeres navngivning af properties og hvilke rapporter der er de officielle. Write to the CRM slås fra, så projektet kun læser. Den CRM-ansvarlige får et sted at stille spørgsmål om, hvordan tallene hænger sammen, uden at risikere, at noget bliver rettet undervejs.

Fællesnævneren er, at projektet indkapsler en beslutning, nogen allerede har truffet, og gør den tilgængelig for alle, der skal bruge den. Derfor er det mere et dokumentationsarbejde end et AI-projekt. Har I ikke skrevet jeres tone of voice, jeres salgsproces eller jeres prispolitik ned, er der ikke noget at lægge i instruktionsfeltet, og så bliver projektet bare en chat med et navn på.

Alternativer, priser og begrænsninger

Projekter løser et problem, som mange værktøjer løser, nemlig at en AI-assistent skal kende jeres kontekst uden at få den fortalt forfra hver gang. Forskellen ligger i, hvor konteksten kommer fra, og hvad adgangen koster. Vi bliver oftest spurgt til de fem herunder. Priserne er, som de stod på leverandørernes egne sider i september 2026.

ChatGPT Business fra OpenAI
Har sin egen projektfunktion med instruktioner og filer og er det nærmeste direkte modstykke. Ifølge OpenAIs prisside for erhvervsplaner koster en standardplads 20 USD pr. bruger pr. måned ved årlig betaling og 25 USD ved månedlig, mens en premiumplads koster 100 USD årligt og 125 USD månedligt. Planen er rettet mod teams på 2 til 200 medarbejdere. Styrken er modellernes rækkevidde og et modent filhåndtag. Svagheden er indlysende: den kender ikke jeres CRM, medmindre I bygger en integration, og den kan ikke oprette en opgave på en deal.

Microsoft 365 Copilot
Giver den samme slags assistent, men forankret i Word, Excel, Outlook og Teams. Prisen på Microsofts egen erhvervsside er 18 USD pr. bruger pr. måned ved årlig betaling og 25,20 USD ved månedlig, og den kræver en kvalificerende Microsoft 365-plan i forvejen. For en dansk virksomhed, der i forvejen lever i Outlook, er det et stærkt kort. Til gengæld ved Copilot ingenting om jeres pipeline, og jeres sælgere skal skifte værktøj, når de går fra mail til CRM.

Salesforce Agentforce
Er det relevante alternativ, hvis I overvejer Salesforce frem for HubSpot i det hele taget. Prismodellen er mere forbrugsbaseret: Salesforce oplyser 5 USD pr. bruger pr. måned for en Agentforce-licens oven på Flex Credits, der koster 500 USD pr. 100.000 credits, med 20 credits pr. handling og 2 USD pr. samtale. Agentforce 1 starter ved 550 USD pr. bruger pr. måned. Det er stærkt i en stor Salesforce-opsætning og svært at budgettere i en mindre.

Agenter i Breeze Studio
Det rigtige alternativ er tit en anden HubSpot-funktion. Skal konteksten bruges af en automatiseret agent frem for af et menneske i en chat, er en agent i Breeze Studio med den samme vault det rigtige valg. Projektet er til dialog. Agenten er til noget, der skal køre, uden at nogen sidder og kigger med.

En delt promptsamling
Den manuelle udgave er et dokument med gode prompts og en aftale om at bruge dem. Den koster ingenting og virker overraskende godt i et team på tre. Den falder fra hinanden omkring ti brugere, fordi ingen vedligeholder dokumentet, og fordi der ikke er nogen mekanisme, der tvinger instruktionen igennem.

HubSpot vinder, når konteksten er CRM-data, og når de mennesker, der skal bruge assistenten, i forvejen sidder i HubSpot hele dagen. At assistenten kan se den faktiske deal og den faktiske kontakt uden en integration er ikke en lille ting. HubSpot taber, når arbejdet foregår i dokumenter og regneark, for der er Copilot tættere på, og når I har brug for at vælge model eller justere adfærd på et niveau, HubSpot ikke åbner for. Er jeres tungeste AI-behov kodning, analyse af store datasæt eller lange juridiske dokumenter, er et projekt i Breeze ikke svaret.

Adgangen til selve projekterne er til gengæld den mest generøse i hele Breeze-familien. HubSpot angiver funktionen som tilgængelig på alle produkter og planer, gratisversionen inklusive, hvilket betyder, at I kan afprøve den uden at opgradere noget. Knowledge vaults kræver derimod mindst Starter i Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub eller Content Hub, eller Professional i Smart CRM. Det er den grænse, der i praksis afgør, om et projekt kan bygges på jeres dokumenter eller kun på CRM-records og løse filer.

Prisniveauet følger seat-modellen. På HubSpots prisside for Sales Hub stod Starter pr. september 2026 til 7 USD pr. plads om måneden ved årlig betaling og 20 USD ved månedlig, Professional til 90 USD årligt og 100 USD månedligt, og Enterprise til 150 USD pr. plads om måneden. Hertil kommer engangsbeløb til onboarding på 1.500 USD for Professional og 3.500 USD for Enterprise. De tal er værd at holde op mod Copilots 18 USD. I vælger sjældent mellem to AI-assistenter. I vælger mellem to platforme, og assistenten følger med den ene af dem.

Credits er det punkt, flest misforstår. Projekter og almindelig dialog med assistenten står ikke på listen over kreditforbrugende funktioner. HubSpots dokumentation for HubSpot Credits og fakturering nævner Customer Agent, Prospecting Agent, Data Agent og Data Studio-synkroniseringer som de forbrugsbaserede funktioner. Starter får 500 credits om måneden, Professional 3.000 og Enterprise 5.000. Ubrugte credits ruller ikke over, og overforbrug afregnes med 0,010 USD pr. credit i intervaller af ti. I kan følge forbruget under Account & Billing, hvor HubSpot Credits har sin egen fane i Usage & Limits.

De hårde grænser er til at overskue, men de findes. Indholdsgenerering er begrænset til 30 gange i minuttet og 1.000 gange i døgnet, en knowledge vault kan tage filer på op til 50 MB, og kontoen kan have højst 50 vaults ad gangen. Den begrænsning, der oftest generer i praksis, står ikke i dokumentationen: projekter mangler i HubSpots mobilapp, hvilket brugere har påpeget i HubSpots community siden juni 2026. Sidder jeres sælgere i bilen, starter de forfra i hver samtale.

For en dansk virksomhed er databehandlingen den del, der kræver en beslutning frem for blot en orientering. Indstillingen AI Model Training står tændt som udgangspunkt, og den giver HubSpot lov til at bruge kundedata til at træne selskabets egne modeller. Kun en Super Admin kan slå den fra, under Settings, Account Management, AI og fanen Access, og HubSpots dokumentation for AI-modeltræning er tydelig om, at et fravalg kun gælder fremadrettet. Data, der allerede er indgået i en trænet model, kan ikke trækkes ud igen. Det punkt bør jeres databehandleraftale og jeres fortegnelse forholde sig til, ikke mindst hvis en vault indeholder kundemateriale.

Til gengæld gælder der strammere regler for underleverandørerne. HubSpot oplyser, at tredjeparts AI-leverandører ikke må bruge kundedata til modeltræning, og at selskabet håndhæver nul dataopbevaring hos dem, hvor det er muligt. Behandlingen sker i USA, EU, Canada eller Australien afhængigt af kontoens datacenter, og databehandleraftalen læner sig op ad EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og EU-US Data Privacy Framework. Ligger jeres konto i det amerikanske østkystdatacenter, kan den migreres til EU, men kun den vej, kun med mindst en uges varsel, og med 24 til 36 timers nedetid undervejs.

Det kan ikke betale sig i to situationer. Den ene er teamet på under fem, hvor alle i forvejen ved, hvordan der skrives, og hvor et projekt bare bliver en ekstra ting at vedligeholde. Den anden er virksomheden, der ikke har skrevet sine processer ned, for der bruger man tre uger på at diskutere, hvad der skal stå i instruktionsfeltet, og opgiver. Skal I have hjælp til at komme fra det ene til det andet, er det præcis den slags oprydning, vi laver, når vi arbejder med HubSpot-implementering og optimering hos danske B2B-virksomheder.