Hvad er import i HubSpot? Dataimport og grænser

Sådan virker importværktøjet i HubSpot

Et import forløber i fire faser: I uploader en fil eller indsætter data direkte fra regnearket, I mapper hver kolonne til en property, HubSpot afgør for hver række, om den svarer til en record, der allerede findes, og til sidst skrives resultatet.

Mapping er den fase, der afgør kvaliteten. Bliver en kolonne mappet til den forkerte property, opdager I det typisk først flere uger senere, når tallene i rapporterne ikke stemmer, og på det tidspunkt har workflows og lister allerede handlet på de forkerte værdier.

Matchningen sker på det, HubSpot kalder unique identifiers. Kontakter matches på e-mail, virksomheder på domænenavn, og alle objekter kan matches på Record ID, som er den værdi, HubSpot selv giver hver record. I kan også oprette jeres egne properties med krav om unikke værdier, fx et debitornummer fra ERP-systemet. Mapper I Record ID, tilsidesætter den alle andre identifikatorer i samme import, hvilket HubSpots dokumentation for importværktøjet beskriver som den forventede adfærd.

Hvert objekt har sine egne obligatoriske kolonner. Kontakter kræver e-mail, virksomheder kræver enten navn eller domænenavn, deals kræver deal name, pipeline og deal stage, og tickets kræver ticket name, pipeline og ticket status. Mangler en af dem, afvises rækken. Det lyder banalt, men i praksis er det den hyppigste årsag til, at halvdelen af en dealfil ikke går igennem: pipeline står i filen med det danske navn, mens pipelinen i HubSpot hedder noget andet.

Filformat og hårde grænser. Filen skal være .csv, .xlsx eller .xls, indeholde ét ark og have en headerrække. Grænserne afhænger af abonnementet: på de gratis værktøjer må filen fylde 20 MB, og I må importere 500.000 rækker og køre 50 imports i døgnet, mens betalte abonnementer får 512 MB, 10 millioner rækker i døgnet og 500 imports. Uanset tier må én enkelt fil højst indeholde 1.048.576 rækker og skal have færre end 1.000 kolonner, og der kan køre tre imports samtidig. Tallene står i HubSpots vejledning til formatering af importfiler.

Ét formatkrav rammer danske filer særligt hårdt. Filen skal være UTF-8-kodet, hvis den indeholder tegn uden for det engelske alfabet, og det gør stort set enhver dansk kundeliste. Gemmer I et regneark som CSV fra en dansk Excel-installation uden at vælge kodningen aktivt, ender æ, ø og å som forvanskede tegn i alle 6.800 records, og den fejl kan kun rettes med endnu et import. Datoer accepteres i flere formater, blandt andet 28/10/2023 og et UNIX-timestamp i millisekunder, og felter med flere værdier adskilles med semikolon uden mellemrum.

Associations mellem objekter kan sættes på to måder. Enten lægger I alt i én fil med både kontaktens og virksomhedens kolonner, eller også bruger I to filer, der deler mindst én kolonne, typisk domænenavnet. Line items er et særtilfælde og skal altid importeres sammen med de deals, de hører til. Aktiviteter som noter, opkald, e-mails og møder kan importeres på samme måde, hvilket er den eneste realistiske vej til at få historik med fra et gammelt system. Association labels, altså navngivne relationstyper som "beslutningstager" eller "faktureringskontakt", kræver Professional eller Enterprise.

Mapping, rettigheder og overskrivning. Under mapping kan I oprette en ny property direkte i importflowet, springe en kolonne over med "Don't import column", og vigtigst sætte flueben i "Don't overwrite", så importen kun udfylder tomme felter i stedet for at overskrive det, der allerede står. For at køre et import skal brugeren have både Import-rettigheden og Edit-rettigheden til det objekt, der importeres, hvilket i praksis betyder, at en almindelig sælger ikke kan lave en masseopdatering ved et uheld.

Går noget galt, får I en fejlfil. HubSpot dokumenterer omkring 50 forskellige fejlkoder, og de går igen: "Missing required property", "Duplicate record ID", "Duplicate unique property value", "Association record not found", "Could not find owner" og "Multiple owners found", når to brugere har samme navn. Fejlene kan hentes som en CSV via "Download errors as file" og rettes direkte i filen, hvorefter kun de fejlede rækker køres igen. HubSpots oversigt over importfejl gør opmærksom på, at filer over 1.000 rækker kan indeholde flere fejl, end forhåndsvisningen viser.

Alle kørsler samles i importhistorikken, og den er mere brugbar, end de fleste tror. I kan hente den oprindelige fil igen i op til seks måneder, bruge et tidligere import som skabelon for det næste, og markere de records, en bestemt kørsel har oprettet, for at slette dem samlet. Her ligger den vigtigste begrænsning: sletning virker kun på records, importen har oprettet. Har importen opdateret eksisterende records, kan ændringen ikke rulles tilbage, hvilket HubSpots beskrivelse af importhistorikken siger direkte.

Derfor tester erfarne HubSpot-folk altid på ti rækker først. En forkert mappet kolonne i en opdatering af 12.000 kontakter kan ikke fortrydes, kun rettes med endnu et import, og det forudsætter, at I stadig har de oprindelige værdier liggende. Tag en eksport, før I opdaterer noget som helst. Fem minutters arbejde, og det er den billigste forsikring i platformen.

Vi hjælper danske B2B-virksomheder med at flytte data ind i HubSpot uden at tabe historik, associations eller kontrol undervejs. Det betyder i praksis, at vi lægger rækkefølgen for jeres filer, tester på små udtræk først, sætter marketing contact-status bevidst i stedet for tilfældigt og rydder op i dubletter, før de bliver til 2.000 forkerte records. Har I en migrering foran jer eller et import, der gik skævt, så tag fat i os.

Hvad danske B2B-teams bruger import til

Import bliver ofte omtalt som en engangsopgave ved opstart. Sådan ser hverdagen sjældent ud. I de fleste HubSpot-portaler er importværktøjet et driftsværktøj, der bruges hver måned. Disse syv anvendelser møder vi oftest hos danske virksomheder.

Migrering fra et gammelt system
Den klassiske opgave: alt skal fra Superoffice, Lime, Dynamics eller et regneark og ind i HubSpot. Rækkefølgen betyder alt, fordi associations kræver, at modparten allerede findes. Virksomheder først, så kontakter, så deals, så aktiviteter. En dansk produktionsvirksomhed med 3.000 kunder og 15 års salgshistorik bruger typisk fire til seks separate importfiler til det.

Masseopdatering af eksisterende records
Skal 800 virksomheder have en ny branchekode eller en ny ejer, eksporterer I dem med Record ID, retter kolonnen i Excel og importerer filen tilbage. Record ID sikrer, at hver række rammer den rigtige record, uanset om firmanavnet er stavet anderledes. Det er hurtigere end bulk edit, når ændringen er forskellig fra record til record.

Data fra ERP og økonomisystem
Kundenumre, omsætningstal og betalingsbetingelser fra e-conomic eller Business Central lægges ind som properties på virksomheden, så sælgeren kan se dem uden at skifte system. Det gøres som et månedligt import mod et unikt debitornummer, indtil en rigtig ERP-integration er på plads. Mange danske virksomheder kører den midlertidige løsning i et år.

Historik på deals, der allerede er lukket
Uden lukkede deals fra tidligere år kan I ikke lave forecast eller se, hvor lang jeres salgscyklus reelt er. Deals importeres med deal stage sat til Closed won eller Closed lost og med en close date i fortiden. En dansk SaaS-virksomhed, der importerer tre års lukkede deals, kan første dag se, at gennemsnitlig salgstid er 94 dage og ikke de 60, alle gik og troede.

Lister fra messer, webinarer og partnere
Deltagerlisten fra en messe i Herning kommer som et regneark og skal ind, før den bliver kold. Styringen af, om kontakterne oprettes som marketing contacts, afgør både regningen og hvem der må modtage marketing-e-mails. Et enkeltobjekt-import fra én fil sætter som udgangspunkt kontakterne til non-marketing og lader jer vælge om, mens et import af flere objekter altid opretter dem som non-marketing uden mulighed for at ændre det undervejs, ifølge HubSpots oversigt over standardstatus for oprettede kontakter.

Oprydning i dubletter og døde data
Import bruges også til at rette op på tidligere fejl. En eksport til Excel afslører hurtigt de 340 virksomheder uden domænenavn eller de 1.200 kontakter uden ejer, og de kan udfyldes samlet og importeres tilbage med "Don't overwrite" slået til, så kun de tomme felter fyldes ud.

Sagsdata til Service Hub
Åbne sager fra et gammelt helpdesk-system importeres som tickets med pipeline og status, så supportteamet ikke skal holde to systemer kørende i overgangsperioden. Aktiviteter som noter og e-mails kan følge med, så sagens historik ikke går tabt.

Fælles for anvendelserne er, at importværktøjet sjældent er problemet. Det er datakvaliteten i filen, der afgør, om resultatet bliver brugbart, og den kan I kun rette i regnearket, før filen rører HubSpot.

Alternativer, priser og begrænsninger

Import er ikke altid det rigtige værktøj, og flere af alternativerne findes inde i HubSpot selv. Nedenfor står de fem, der reelt konkurrerer på opgaven, med de priser, vi har kunnet finde på leverandørernes egne sider.

HubSpot data sync
HubSpots egen synkronisering holder to systemer opdateret mod hinanden løbende i stedet for at kopiere data én gang. Den findes til blandt andet Salesforce, Microsoft-produkter og en lang række apps i App Marketplace. Skal data holdes ens i to systemer i årevis, er data sync det rigtige valg, og import er så kun den første indlæsning. Til gengæld kan sync ikke bruges til at rette 800 felter på én gang, og den kan ikke importere historiske aktiviteter fra en fil.

HubSpots API
Batch-endpointsne i CRM-API'et gør det samme som importværktøjet, bare programmatisk, og de er inkluderet i abonnementet uden ekstra betaling. Grænserne er til gengæld skarpe: Free og Starter må sende 100 kald pr. 10 sekunder og 250.000 kald i døgnet, Professional 190 pr. 10 sekunder og 625.000 i døgnet, og Enterprise 190 pr. 10 sekunder og 1.000.000 i døgnet. Et tilkøb kan hæve det til 250 kald pr. 10 sekunder og en million i døgnet, og det kan købes to gange. API'et giver kontrol og gentagelighed, men kræver en udvikler, hvor import kræver en time i Excel.

Import2
En app i HubSpots App Marketplace, der flytter kontakter, virksomheder, deals, tickets, noter, aktivitetshistorik og vedhæftede filer fra et gammelt system til HubSpot uden CSV-filer. Prisen er oplyst som en engangsbetaling på 99 USD for henholdsvis CRM-planen og helpdesk-planen pr. 13. februar 2026, og en prøvemigrering kan køres gratis. Værktøjet er stærkest, når kildesystemet er understøttet direkte, og svagest, når jeres data har brug for at blive vasket undervejs.

Insycle
Et databehandlingsværktøj til HubSpot, der ud over import kan flette dubletter, standardisere felter og køre oprydning på en tidsplan. Prisen afhænger af, hvor mange records der er i den tilkoblede database, og fremgår kun af beregneren på deres egen prisside pr. september 2026, hvor planerne Starter, Growth og Professional dækker op til 500.000 records og giver 20 procent rabat ved årlig betaling. Der er en 14-dages prøveperiode med 500 records. Insycle er svaret, når problemet er tilbagevendende rod, ikke en enkelt indlæsning.

Salesforce Data Import Wizard og Data Loader
Til sammenligning kan Salesforces indbyggede guide importere op til 50.000 records ad gangen, og større mængder kræver Data Loader, som er et separat program. HubSpots grænse på 1.048.576 rækker pr. fil er altså markant højere i selve brugerfladen, og det er en reel fordel, hvis I sidder med en enkelt stor migrering.

HubSpot vinder på tilgængeligheden. Importværktøjet er gratis på alle abonnementer, det kræver ingen konsulent for at komme i gang, og association mellem to filer i samme kørsel er noget, mange konkurrenter ikke kan uden et tredjepartsværktøj. HubSpot taber på fortrydelse og på datavask. Der findes ingen rigtig rollback af en opdatering, ingen indbygget dublet-fletning i selve importflowet, og ingen mulighed for at planlægge et tilbagevendende import fra en fil. Skal I have de tre ting, er et tredjepartsværktøj eller API'et det ærlige svar.

Selve importværktøjet koster ingenting, og det er værd at holde fast i, når nogen forsøger at sælge jer et tier for at kunne importere. Det, der koster, er antallet af marketing contacts og seats. Pr. september 2026 oplyser HubSpot Marketing Hub Professional til 800 USD pr. måned ved årlig binding eller 890 USD ved månedlig betaling, med 2.000 marketing contacts og tre Core Seats inkluderet, mens Enterprise står til 3.600 USD pr. måned med 10.000 marketing contacts og fem Core Seats. Ekstra seats koster 45 USD pr. måned på Professional og 75 USD på Enterprise, og HubSpot opkræver et engangsbeløb til onboarding på 3.000 USD på Professional og 7.000 USD på Enterprise.

Starter ligger pr. september 2026 på 7 USD pr. seat pr. måned ved årlig binding og 20 USD ved månedlig, med 1.000 marketing contacts inkluderet, og de gratis værktøjer dækker op til to brugere. Sammenhængen mellem import og pris er direkte: importerer I 20.000 kontakter og sætter dem alle som marketing contacts, springer regningen, mens de samme 20.000 kontakter som non-marketing ikke koster ekstra. Derfor er standardindstillingen non-marketing, og derfor skal I være vågne, når I aktivt vælger den fra.

De hårde grænser er værd at kende, før I planlægger en migrering. Én fil kan rumme 1.048.576 rækker og skal have under 1.000 kolonner, betalte abonnementer må køre 10 millioner rækker og 500 imports i døgnet, og tre kørsler kan være i gang samtidig. Rettighedsmæssigt kræver et import både Import- og Edit-adgang til objektet, og kun den bruger, der kørte importen, eller en Super Admin kan hente den oprindelige fil igen bagefter. Association labels forudsætter Professional eller Enterprise.

Værktøjet udvikler sig stadig. Den 31. juli 2026 åbnede HubSpot en public beta for import af kontrakter, hvor aktive kontrakter fra eksterne systemer kan lægges ind via importværktøjet med properties, kontakter, line items og deal-associations, og samme dag blev grænsen for owner properties hævet fra 50 til 250 pr. objekttype. Begge dele fremgår af HubSpots udviklerchangelog for juli 2026.

Den danske og europæiske kontekst handler først og fremmest om, hvad I må gøre med de kontakter, I importerer. HubSpots egne betingelser kræver dokumenterbar tilladelse, før I sender marketing-e-mails, og købte eller lejede lister er udtrykkeligt ikke en gyldig tilladelse, blandt andet fordi samtykket blev givet til en anden virksomhed end jeres. Det står i HubSpots gennemgang af opt-in-samtykke til e-mail, og konsekvensen ved at ignorere det er dårlig leveringsevne og i sidste ende blokering af jeres afsenderdomæne.

Dansk ret er strammere end de fleste tror på netop dette punkt. Markedsføringsloven, lov nr. 426 af 3. maj 2017, kræver i § 10 forudgående samtykke, før en erhvervsdrivende retter henvendelse ved elektronisk post med henblik på direkte markedsføring, og bestemmelsen skelner ikke mellem forbrugere og virksomheder. Den eneste lempelse er den såkaldte bløde opt-in for eksisterende kunder, hvor I har fået adressen i forbindelse med et salg og markedsfører tilsvarende produkter med en klar afmeldingsmulighed hver gang. En importeret liste med 5.000 danske virksomheds-e-mails er derfor lovlig at have i CRM'et, men ikke lovlig at maile til.

Datalokation er lettere at håndtere. HubSpot hoster i EU, Canada, Australien og to amerikanske regioner, og nye betalende kunder placeres efter IP-adressen ved oprettelsen. Ligger jeres portal i USA, kan I ifølge HubSpot flytte den til EU-datacentret fra kontoindstillingerne uden ekstra betaling, og det er værd at gøre, før I importerer store mængder persondata, ikke efter.

Endelig er der de tilfælde, hvor import ikke kan betale sig. Skal I rette den samme værdi på mange records, er bulk edit hurtigere. Skal to systemer være ens permanent, er data sync svaret. Er filen fuld af dubletter og halve firmanavne, er en oprydning i regnearket eller et decideret datavask-værktøj pengene værd, for HubSpot importerer villigt dårlige data og gør dem til jeres problem bagefter. Er I i tvivl om rækkefølgen, eller har I en migrering med historik og associations, hjælper vi gerne med at planlægge den.

Vil I forberede jer selv, er der to steder at begynde. Læs, hvordan en record er bygget op, så I ved, hvad en række i filen faktisk bliver til, og se derefter, hvordan vi arbejder med HubSpot hos danske B2B-virksomheder.