Hvad er en quote i HubSpot? Tilbud, CPQ og priser

Sådan virker quotes i HubSpot

Et quote er et rigtigt CRM-objekt med egne properties, egen tidslinje og egne rapporter, ikke en eksportfunktion oven på deal-objektet. Det betyder, at du kan bygge lister over tilbud, se hvor længe de har ligget uden svar, og rapportere på accepteret værdi mod sendt værdi uden at bygge noget selv.

Når et tilbud oprettes gennem API'et, kræver HubSpot tre properties: hs_title, hs_expiration_date og hs_template_type sat til CPQ_QUOTE. Dertil kommer associations til line items, til en deal, til den kontakt tilbuddet stiles til, til en signer-kontakt hvis der skal underskrives, og til en quote template. Templaten kan kun tilknyttes i selve oprettelsen, så et tilbud kan ikke skifte skabelon senere. Detaljerne står i HubSpots API-dokumentation for quote-objektet.

Line items er de enkelte linjer på tilbuddet, og de findes kun på det tilbud, de hører til. Kopierer du en linje fra en deal, laver HubSpot en ny line item-record, ikke en henvisning til den gamle. Prisen kan komme fra produktbiblioteket eller skrives ind manuelt, og produktbiblioteket er samtidig et af de steder, tierne adskiller sig tydeligt: op til 100 produkter på det gratis niveau, op til 15 millioner på Professional og Enterprise.

Selve livscyklussen er kort. Et tilbud starter som draft, bliver published når det sendes, går til pending signature hvis der er tilknyttet en underskriver, og ender som accepted. Skal du rette i noget undervejs, bruger du Recall og edit, hvilket kun kan lade sig gøre før godkendelse, accept eller betaling. Er tilbuddet underskrevet af alle parter, er redigeringen lukket.

Én ting overrasker mange: kun det primære tilbud på en deal opdaterer deal-beløbet og dealens line items. Sender du tre prisscenarier til den samme kunde, skal du selv pege på hvilket af dem der er det primære, ellers står forecastet med det forkerte tal. Omvendt arver tilbuddet ejer og valuta fra den deal, det hænger på, så valutaen skal være rigtig på dealen fra start.

Skabelonerne styres centralt. Quote templates bygges af en administrator og består af moduler, der kan låses eller skjules, så sælgere ikke kan rette i juridiske afsnit eller brandtekst. Siden 29. maj 2026 kan udviklere bygge egne React-baserede moduler til skabelonerne med betinget logik og data udefra, og Breeze kan skrive tekst pr. sektion ud fra retningslinjer, administratoren har defineret.

Godkendelser før afsendelse. Professional tillader op til 10 godkendere på et tilbud, mens Enterprise kan køre op til 10 godkendere fordelt på fem trin. Oven på det kom Quote Rules Engine i offentlig beta 29. maj 2026, hvor RevOps kan lægge prisregler, rabatgrænser og kompatibilitetsregler ind, så sælgeren får besked i selve tilbuddet i stedet for bagefter.

E-signaturen kører på Dropbox Sign og tæller mod en månedlig kvote, der lægges i pulje på kontoen: 25 signaturer pr. bruger om måneden på Professional og 50 på Enterprise, så en Professional-konto med to Revenue Hub-seats har 50 signaturer til deling. Rammer I loftet, kan tilbud med signatur ikke publiceres, før måneden skifter. Køberen kan tegne, skrive eller uploade sin signatur, kan delegere underskriften til en kollega, og hvis I slår identitetsverificering til, skal vedkommende bekræfte sin mail inden for en time. HubSpots dokumentation for e-signaturer på tilbud beskriver også modparts-underskrift, hvor jeres egen underskriver kan skrive under bagefter uden mailbekræftelse.

Resten af opsætningen ligger i portalens tilbudsindstillinger og kræver Super Admin. Her sætter I standardudløb mellem 1 og 365 dage, vælger om tilbud skal være adgangskodebeskyttede, bestemmer om standardværdien er tilbudsbeløbet eller total contract value, og lægger et fast påmindelsesskema ind, så systemet rykker køberen uden at sælgeren gør noget. En detalje værd at kende: sletter I en kontakt, slettes vedkommendes tilbud 30 dage senere. Indstillingerne er samlet i HubSpots vejledning til opsætning af quotes-værktøjet.

Efter accepten fortsætter kæden. Siden 9. juni 2026 kan et accepteret tilbud automatisk danne en Contract-record med indbygget beregning af TCV, ACV, MRR og ARR, og i den beta, der åbnede 16. juni 2026, udløser accepten også betalingsopsætning og faktureringsplan. Det er den del, der gør forskellen mellem et pænt tilbudsdokument og en reel quote-to-cash-proces.

De fejl, vi oftest ser i danske portaler, handler sjældent om selve værktøjet. Nogen bygger tilbud på den gamle legacy-motor og opdager først bagefter, at den ikke findes på nye konti. Nogen glemmer at gøre det rigtige tilbud primært, så pipeline-tallene skrider. Og nogen sætter moms på i hånden linje for linje, fordi skattebiblioteket aldrig blev fyldt ud.

Vi hjælper danske B2B-virksomheder med at få tilbudsprocessen ind i HubSpot: produktbibliotek og prislister, skabeloner med låste juridiske afsnit, godkendelsestrin på rabat, manuelle momssatser der passer til jeres varegrupper, og koblingen videre til e-conomic eller Business Central. Skal I have vurderet, om Revenue Hub kan erstatte jeres nuværende tilbudsværktøj, kigger vi gerne på jeres tal sammen med jer.

Hvad danske B2B-teams bruger tilbud til

Værktøjet tjener sig først hjem, når det bliver et led i salgsprocessen. Her er de anvendelser, vi ser oftest hos danske virksomheder på Revenue Hub Professional.

Standardtilbud fra et fast ydelseskatalog
Produktbiblioteket fyldes med jeres ydelser, priser og enheder, og sælgeren samler tilbuddet af færdige linjer i stedet for at skrive priser ind. Et dansk installationsfirma med 40 servicepakker slipper for, at tre sælgere sender tre forskellige priser på den samme aftale, fordi prisen kun står ét sted.

Rabatstyring med godkendelse
Rabat lægges på pr. linje eller på hele tilbuddet, og godkendelsestrinnene fanger det, der ligger over grænsen. Et softwarehus kan lade sælgere give op til 10 procent frit, mens alt derover går til salgschefen, som godkender fra mobilen inden tilbuddet overhovedet bliver sendt.

Flere prisscenarier på samme deal
I sender to eller tre tilbud på den samme deal og udpeger det primære, når kunden har valgt. Et konsulenthus, der tilbyder både fastpris og timeafregning, kan dermed se i rapporterne, hvilken model der reelt bliver købt, i stedet for at gætte.

Fornyelser og udvidelser
Ændrings- og fornyelsesskabeloner viser kun forskellen fra den nuværende aftale, så kunden ser hvad der bliver lagt til og trukket fra. For en SaaS-virksomhed med 300 kunder på årsabonnement betyder det, at fornyelsen kan sendes af en kundeansvarlig på ti minutter i stedet for at blive bygget forfra.

Automatisk opfølgning på ubesvarede tilbud
Påmindelser sættes op centralt og sendes i forhold til afsendelsesdato eller udløb. En grossist med 60 udestående tilbud ad gangen får rykket alle sammen uden at nogen fører liste, og sælgeren får besked, når køberen faktisk åbner dokumentet.

Underskrift uden ekstra abonnement
E-signaturen ligger i selve tilbuddet, så kunden ikke skal videre til et andet system. Et rådgivningshus, der sender 20 aftaler om måneden, kan holde sig inden for kvoten på 25 signaturer pr. bruger og dermed spare en separat signaturlicens helt væk.

Rapportering på tilbudspipeline
Fordi tilbuddet er et objekt, kan I bygge rapporter på sendt værdi, accepteret værdi, gennemsnitlig rabat og tid fra afsendelse til accept. Det er den rapport, de fleste salgschefer har savnet, når de kun kunne se deal-objektet i HubSpot og ikke hvad der rent faktisk blev sendt ud.

Overlevering til økonomi
Et accepteret tilbud kan danne en kontrakt og en faktureringsplan, som integrationen sender videre til økonomisystemet. En dansk produktionsvirksomhed med e-conomic bruger accepten som det signal, der opretter ordren, i stedet for at bogholderiet taster tilbuddet ind manuelt.

Fællesnævneren i alle otte tilfælde er, at data bliver liggende i CRM'et. Det er også derfor, tilbudsværktøjet ofte er det, der endelig får sælgerne til at arbejde i systemet frem for i deres eget regneark.

Alternativer, priser og begrænsninger

Tilbudsbygning er et af de områder, hvor der findes gode alternativer til HubSpot, og hvor et tredjepartsværktøj nogle gange er det rigtige valg. Her er de fire, danske virksomheder oftest står over for.

PandaDoc
Amerikansk dokument- og signaturplatform med en af de mest udbredte HubSpot-integrationer. Styrken er dokumentet selv: indholdsbiblioteker, betinget indhold, versionsstyring og et redigeringsmiljø, der er tættere på et tekstbehandlingsprogram end på HubSpots modulskabeloner. Svagheden er, at data lever to steder, så tilbudsværdi og status skal synkroniseres tilbage til CRM'et for at kunne rapporteres på. Pr. september 2026 koster Starter 19 USD pr. bruger pr. måned og Business 49 USD, og HubSpot-integrationen kræver Business-niveau eller derover.

Salesforce Revenue Cloud
Salesforces eget CPQ- og quote-to-cash-lag, og den reelle konkurrent, når tilbuddene er komplekse. Den håndterer produktkonfiguration, forbrugsbaseret afregning og flertrinsprisregler dybere end HubSpot gør i dag. Til gengæld er den tungere at implementere og markant dyrere. Pr. september 2026 lister Salesforces prisside for Revenue Cloud Growth til 150 USD pr. bruger pr. måned og Advanced til 200 USD ved årlig binding.

Pipedrive
Vælger I CRM og tilbudsværktøj samlet i en lettere pakke, ligger kontrakter og e-signatur inde fra Premium-niveauet, der pr. september 2026 koster 59 USD pr. sæde pr. måned ved årlig betaling. Smart Docs kan tilkøbes til lavere planer fra 32,50 USD pr. måned. Det er billigere end HubSpot, men produktkatalog, godkendelsesflow og efterfølgende kontrakthåndtering er tyndere.

Den manuelle proces
Word-skabelon, PDF og en mailtråd. Den koster ingenting i licens og fungerer fint op til en håndfuld tilbud om måneden. Prisen betales et andet sted: ingen rapportering på hvad der blev sendt, ingen sikkerhed for at den nyeste prisliste blev brugt, og en manuel indtastning hver gang noget skal videre til økonomi.

HubSpot vinder, når tilbuddet skal hænge sammen med resten af salgsarbejdet. Alt ligger på den samme deal, workflows kan reagere på accept, og rapporterne bygger på de samme records som pipeline og forecast. HubSpot taber, når dokumentet i sig selv er produktet: skal I bygge 30-siders udbudsmateriale med tunge indholdsbiblioteker, er PandaDoc bedre, og skal I konfigurere produkter med hundredvis af afhængige valg, er Salesforce Revenue Cloud stadig stærkere.

Adgangen til værktøjet er den første begrænsning at forholde sig til. Quotes-værktøjet kræver Revenue Hub Professional eller Enterprise. Det gamle legacy-værktøj kan stadig bruges af konti oprettet før 3. september 2025, mens konti oprettet efter den dato slet ikke har adgang til det, hvilket HubSpots dokumentation om legacy quotes beskriver i detaljer. Er I en ny portal uden Revenue Hub, kan I altså ikke sende tilbud fra HubSpot overhovedet.

Priserne pr. september 2026 fremgår af HubSpots prisside for Revenue Hub, og tilbudsværktøjet er en af de tungeste grunde til at købe HubSpot Revenue Hub overhovedet: Professional koster 85 USD pr. sæde pr. måned ved årlig betaling og 95 USD ved månedlig, mens Enterprise koster 140 USD pr. sæde pr. måned ved årlig betaling. Det gratis niveau dækker to brugere og giver adgang til betalinger og faktureringsværktøjer, men ikke til quotes og CPQ. Med i abonnementet følger 3.000 HubSpot Credits om måneden på Professional og 5.000 på Enterprise, som blandt andet bruges af de AI-funktioner, der skriver tilbudstekst.

Sædemodellen er værd at regne på, før I køber. Det er kun brugere med et tildelt Revenue Hub-seat, der kan bygge, sende, tilbagekalde og lade tilbud underskrive. Kolleger uden det seat kan se tilbuddet på recorden, men ikke arbejde med det. Har I ti sælgere, hvoraf fire reelt sender tilbud, køber I fire sæder og ikke ti.

De hårde grænser er få, men mærkbare. Signaturkvoten på 25 og 50 pr. bruger om måneden lægges i pulje på kontoen og blokerer publicering af signaturtilbud, når den er brugt op. Produktbiblioteket rummer 100 produkter på det gratis niveau mod 15 millioner på de betalte. En quote template kan ikke skiftes efter oprettelsen, og et tilbud med e-signatur eller online betaling kan ikke gendannes, når det først er slettet eller arkiveret. Quote-PDF'en må maksimalt fylde 40 MB.

Momsen er den begrænsning, danske virksomheder mærker først. HubSpots automatiske skatteberegning gælder virksomheder i USA, Canada og Storbritannien og kræver Revenue Hub Professional eller Enterprise, og andre lande er henvist til at køre beregningen gennem Stripe. I praksis betyder det, at I opretter 25 procent som en manuel sats i skattebiblioteket og sætter den på jeres line items, hvilket fungerer fint, men skal huskes. HubSpots vejledning om automatisk skat og skattesatser viser samtidig, at manuelle satser kan sættes forskelligt pr. linje, og at en oprettet sats ikke kan slettes igen, kun deaktiveres.

Betaling direkte på tilbuddet er den næste. HubSpot payments kan kun bruges af virksomheder registreret i USA, Storbritannien eller Canada, så en dansk virksomhed skal koble sin egen Stripe-konto på for at tage imod betaling gennem HubSpot. Gebyrbilledet fremgår af HubSpots ofte stillede spørgsmål om betalinger, hvor blandt andet SEPA-træk står til 0,5 procent med et loft på 0,50 EUR plus en platformsafgift på 0,5 procent.

Fakturaen bliver tilbuddet heller ikke til af sig selv. Et accepteret tilbud kan danne en kontrakt og en faktureringsplan i HubSpot, men jeres bogholderi kører formentlig i e-conomic eller Business Central, og det kræver en integration at få ordren eller fakturaen dannet det rigtige sted. Det er typisk her, projektet bliver større end at slå en funktion til.

På GDPR-siden er billedet til at overskue. HubSpot kører på AWS i fem regioner, hvoraf den ene ligger i Tyskland, og datacenteret tildeles ud fra IP-adressen ved oprettelsen af portalen. Har I et betalt abonnement, kan regionen ændres. E-signaturen leveres af Dropbox Sign, som er eIDAS-compliant, og HubSpot oplyser selv, at signaturerne er gyldige i EU. Skal I bruge kvalificerede elektroniske signaturer efter eIDAS' højeste niveau, er det stadig en anden type løsning.

Og så er der de tilfælde, hvor svaret er nej. Sender I fem tilbud om måneden på en fast skabelon, kan Revenue Hub Professional til 85 USD pr. sæde ikke betale sig, og en Word-skabelon gør arbejdet. Er tilbuddene omvendt så komplekse, at de kræver konfiguration med indbyrdes afhængige produktvalg, rammer I loftet i HubSpots CPQ hurtigere, end sælgerne kan nå at blive glade for det. Skal I have vurderet, hvor jeres tilbudsproces reelt hører hjemme, kan I se hele vores arbejde med HubSpot-platformen og læse, hvordan tilbuddene hænger sammen med resten af salgsopsætningen i HubSpot Sales Hub.