Hvad er en rollup property i HubSpot?

Sådan virker rollup properties i HubSpot

Rollup properties oprettes samme sted som alt andet. Indstillingsikonet i topnavigationen, Properties i venstremenuen, vælg objekt, Create property. Først under Field type dukker Rollup op ved siden af tekst, tal og dropdown.

Valget er svært at fortryde. En property, der er oprettet som rollup, laver du ikke om til en almindelig property bagefter, og omvendt. Skal felttypen skiftes, opretter du en ny property og flytter det, der peger på den gamle, hvilket typisk vil sige lister, workflows og rapporter. Det er en af de beslutninger, det betaler sig at tage rigtigt første gang, især hvis feltet skal bruges bredt i huset.

Når Rollup er valgt, skal fire ting besluttes i træk. Rollup-typen bestemmer regnestykket, og der er syv at vælge imellem: Min, Max, Count, Sum, Average, Earliest date og Latest date. De fem første arbejder på talproperties, de to sidste på datoproperties. Derefter vælger du talformat, så det associerede objekt, og til sidst den property på det objekt, der skal regnes på. Hele forløbet er beskrevet skridt for skridt i HubSpots dokumentation for calculation og rollup properties.

Association labels afgør, hvad der tæller med. En rollup behøver ikke regne på alle associerede records. Under Select association labels kan regnestykket begrænses til bestemte labels, og det gælder også associationer mellem records af samme objekttype, altså en company til en anden company. Vil I tælle aktiviteter kun på de kontakter, der bærer labelen Decision maker, er det her, det sker. Uden labels bliver tallet hurtigt en sum af alt, hvad der tilfældigvis hænger på recorden, og så er præcisionen væk igen.

Oven i labels ligger et lag af betingelser. Add condition filtrerer på værdier i de associerede records, så kun deals over 10.000 kroner eller kun tickets med status Closed tæller med. Der kan opsættes op til 50 betingelser af typen tal og enumeration pr. rollup property. Bliver logikken mere kompliceret end det, er I som regel ude i noget, der hører hjemme i en workflow.

Talformatet er den detalje, der oftest bliver sprunget over. Valgene er Formatted Number, Unformatted number, Currency, Percentage og Duration. Vælger I Currency, følger tallet kontoens valutaopsætning, og en sum af deals vises i selskabsvalutaen frem for som et bart tal. Det lyder som pynt. Det er det ikke, når sælgerne skal kunne skelne en pipeline i kroner fra en i euro på det samme indeks.

Tier'et bestemmer, om feltet overhovedet findes. Rollup som felttype er med fra Professional og op i Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Content Hub, Smart CRM og Revenue Hub, samt i Data Hub Professional. På Free og Starter står valget der ikke, uanset hvor gerne I vil bruge det. Det er en af de mest håndgribelige grunde til, at et dansk B2B-team ender med at opgradere fra Starter: datamodellen fungerer fint, den kan bare ikke regne på tværs af sig selv.

En rollup property er skrivebeskyttet. Ingen kan taste i den, importere til den eller overskrive den i en workflow.

Til gengæld opfører den sig som en helt almindelig property alle andre steder i platformen. Den kan filtreres på i lister og views, bruges som betingelse i workflows, vises som kolonne i et indeks og trækkes ind i rapporter. Det er præcis den egenskab, der gør den mere værd end en rapport, som viser det samme tal, og det er derfor valget mellem de to sjældent handler om tallet selv, men om hvad der skal ske bagefter.

Den fejl, folk laver først. Et rollup-felt, der står tomt på gamle records, skyldes næsten altid, at betingelsen peger på en property, der er oprettet senere end dataene. En sag fra HubSpots eget community handler om en rollup, der summerede MRR fra line items filtreret på en property ved navn recurring. På nye deals virkede den. På de gamle var recurring aldrig sat, betingelsen matchede ingenting, og feltet blev tomt. Rollup properties regner på det, der faktisk står i dataene.

Den historie har en hale. HubSpot-workflows kan ikke sætte properties på line items, så en oprydning af den type ender ofte med import eller API. Og et par felttyper kan slet ikke bruges som input: properties af typen Time since og Time until er eksplicit ikke understøttet i hverken calculation eller rollup properties. Regn med at bruge lige så meget tid på datagrundlaget som på selve feltet.

Vi hjælper danske B2B-virksomheder med at få datamodellen til at hænge sammen, før der bygges beregnede felter oven på den. Konkret rydder vi op i associationer og labels, sætter de rollup properties op, der rent faktisk skal bruges i lister og workflows, og fjerner de beregnede properties, ingen længere kigger på, så I ikke render ind i grænsen på 200. Er I i tvivl om, hvorvidt jeres nuværende tier rækker til det, I gerne vil måle, kigger vi på det sammen med jer.

Hvad danske B2B-teams bruger rollup properties til

De opsætninger, der giver mest tilbage, har det til fælles, at de flytter et tal fra en rapport, som nogen skal huske at åbne, ud på den record, hvor beslutningen faktisk tages. Her er de seks, vi oftest bygger for danske virksomheder.

Åben pipeline pr. kunde
En Sum af Amount fra associerede deals, filtreret på alt, der ikke er Closed lost. Sæt den på company-objektet, og sælgeren kan se pipeline pr. kunde uden at åbne en rapport. For et dansk installatørfirma med 400 kunder betyder det, at en KAM kan sortere sin portefølje efter åben værdi direkte i et view og tage de tunge først.

Kundeværdi over tid
Samme regnestykke, men filtreret på Closed won og uden datobegrænsning. Tallet er grundlaget for at segmentere kunder efter, hvad de reelt har købt, ikke efter hvad nogen mener om dem. Et dansk softwarehus bruger det til at afgøre, hvilke kunder der får en fast kontaktperson, og hvilke der håndteres af en fælles indbakke.

Servicebelastning pr. kunde
En Count af tickets, filtreret på de seneste tolv måneder og på høj prioritet. Sat sammen med kundeværdien giver den et nøgternt billede af, hvem der koster mere, end de indbringer. En dansk grossist bruger kombinationen til de årlige prisforhandlinger, hvor argumentet ellers plejede at være en mavefornemmelse fra supporten.

Seneste reelle kontakt
En Latest date på aktiviteter eller møder, sat på company. Til forskel fra Last activity date, som tæller alt inklusive automatiske mails, kan I med labels og betingelser afgrænse den til de aktiviteter, der tæller som rigtig kontakt. Det er den property, en dansk B2B-virksomhed bygger sin vinterkampagne mod sovende kunder på.

ARR og abonnementer fra line items
En Sum på deal-objektet, der lægger tilbagevendende line items sammen, med en betingelse, der holder engangsydelser ude. Det er den eneste praktiske måde at få et abonnementstal ud på dealen uden kode. Danske SaaS-virksomheder bruger den til at skille implementeringshonorar fra løbende licens, så forecastet ikke bliver kunstigt højt i den måned, en stor onboarding lukkes.

Koncerntal på moderselskabet
Fordi rollups også virker på associationer mellem records af samme objekttype, kan en company summere tal fra sine datterselskaber. For virksomheder, der sælger til danske koncerner med mange CVR-numre, er det forskellen på at kende omsætningen hos en afdeling og at kende den hos kunden. Bemærk dog, at rollup'en regner ét niveau ad gangen og ikke summerer ned gennem en hel kæde af selskaber.

Fællesnævneren er, at tallet skal bruges til noget, der sker automatisk bagefter. Skal det kun læses af et menneske én gang om måneden, er en rapport billigere og lettere at rette. Skal det styre en liste, en workflow eller en prioritering, hører det hjemme som en property.

Alternativer, priser og begrænsninger

Rollup properties er ikke den eneste måde at få et aggregeret tal frem på, og i en del tilfælde er de heller ikke den rigtige. Her er de alternativer, der reelt konkurrerer, med de priser vi kunne verificere pr. september 2026.

Calculation property i HubSpot
Den nærmeste slægtning og ofte det rigtige svar. En calculation property regner med en formel inden for én record, for eksempel avance ud fra pris og kostpris. Den koster det samme, ligger i samme editor og kræver samme tier. Den kan bare ikke se den anden ende af en association. Skal I lægge sammen på tværs af records, hjælper den ikke, og skal I regne inden for recorden, er en rollup omvendt unødvendig.

Custom coded workflow action i Data Hub
Et stykke JavaScript eller Python i en workflow, der kan regne præcis, hvad I vil, og skrive resultatet til en almindelig property. Det løser alt det, en rollup ikke kan, og koster til gengæld vedligehold og en udvikler. Pr. september 2026 starter Data Hub Professional ved 720 USD om måneden med ét Core Seat og 5.000 HubSpot Credits inkluderet, mens Enterprise starter ved 2.000 USD om måneden. Har I allerede Data Hub, er koden gratis at tage i brug. Har I ikke, er en rollup property markant billigere.

Cross-object report
En rapport, der samler data fra flere objekter, kan vise nøjagtig de samme tal og er hurtigere at bygge. Prisen er, at tallet bliver i rapporten. Det kan ikke filtreres på i et view, ikke bruges som betingelse i en workflow og ikke sorteres på i en liste. Til månedsrapportering er cross-object reports bedre. Til automatisering er de blindgyder.

Salesforce roll-up summary fields
Salesforce har haft samme funktion i mange år, men med en hårdere begrænsning: Salesforce kræver en master-detail-relation mellem de to objekter, og feltet understøtter kun COUNT, SUM, MIN og MAX. Er relationen af typen lookup, hvilket den ofte er, må I ud i Flow, Apex eller en app fra AppExchange. HubSpots rollups virker på almindelige associationer og har desuden Average, Earliest date og Latest date med, hvilket i praksis dækker flere behov uden kode.

Microsoft Dynamics 365 rollup fields
Dynamics har rollup fields med SUM, COUNT, MIN, MAX og AVG, men Microsofts dokumentation sætter tydelige lofter: maksimalt 100 pr. organisation og 10 pr. entitet. Værre er timingen. Felterne opdaterer ikke i realtid, første masseberegning kører 12 timer efter, feltet er oprettet, og den løbende beregning kører højst én gang i timen. En rollup oven på en anden rollup er slet ikke understøttet. Kommer I fra Dynamics, er det her, HubSpot føles hurtigere.

Pipedrive formula fields
Det billige alternativ i det billige CRM. Formula fields kræver Pipedrives Premium-plan eller højere, og der kan højst være ti formelfelter pr. konto. Dokumentationen beskriver dem som beregninger på felter, ikke som aggregering på tværs af relaterede records. For et lille dansk salgsteam med enkle behov er Pipedrive stadig billigere end HubSpot Professional. For et team, der vil regne på tværs af kunder, deals og abonnementer, rækker ti felter ikke langt.

Hvor vinder HubSpot så, og hvor taber platformen. HubSpot vinder på, at rollups virker på helt almindelige associationer uden en særlig relationstype, at de opdaterer sig hurtigt nok til at føles live, og at de kan filtreres med association labels og op til 50 betingelser uden en linje kode. HubSpot taber, når regnestykket skal være rigtig kompliceret. Der er ingen betinget logik ud over filtre, ingen mulighed for at lave en rollup oven på en anden beregnet property i flere lag, og ingen adgang til feltet før Professional. Skal I bygge en rigtig finansiel model, hører den hjemme i et datawarehouse eller i et BI-værktøj, ikke i en property.

Så til adgangen, for den er den største enkeltpost. Rollup properties findes først fra Professional, og prisen afhænger af, hvilket hub I køber ind i. Sales Hub Professional starter pr. september 2026 ved 90 USD pr. sæde om måneden ved årlig binding og 100 USD ved månedlig betaling, og oveni ligger et engangsbeløb på 1.500 USD for onboarding. Enterprise starter ved 150 USD pr. sæde med 3.500 USD i onboarding. Til sammenligning koster Starter 7 USD pr. sæde om måneden ved årlig binding, men der findes felttypen ikke.

På marketingsiden ser regnestykket anderledes ud, fordi prisen følger kontakter frem for sæder. Marketing Hub Professional starter pr. september 2026 ved 800 USD om måneden med 2.000 marketing contacts inkluderet og et engangsbeløb på 3.000 USD for onboarding, mens Enterprise starter ved 3.600 USD om måneden med 10.000 marketing contacts og 7.000 USD i onboarding. Har I allerede Professional i et af hub'ene, koster rollup properties ikke ekstra. De er en del af pakken, ikke et tilkøb, og det er værd at holde fast i, hvis nogen forsøger at sælge jer en app til formålet.

Selve feltet er kontoens opsætning og ikke noget, den enkelte bruger betaler for. Alle med adgang til recorden kan se værdien, mens det at oprette og rette rollup properties kræver rettigheder til at redigere properties, hvilket i praksis vil sige en administrator eller en dedikeret CRM-ansvarlig. Det er en fordel og en risiko på samme tid. En rollup, der bliver ændret, ændrer sig på samtlige records med det samme, og der er ingen version at rulle tilbage til.

Grænserne er til at overskue, men de findes. HubSpots produktkatalog angiver 40 calculation properties på Starter og 200 på Professional, og de tal dækker rollup properties med, fordi de deler samme kvote. Oveni ligger et loft på 1.000 custom properties pr. objekt, som de fleste aldrig nærmer sig. Den grænse, vi oftest ser blive et problem, er de 200 på Professional i en konto, hvor ingen har ryddet op i fem år. Beregnede properties har det med at hobe sig op, fordi ingen tør slette dem.

Dansk og europæisk kontekst betyder to konkrete ting her. Rollups regner på personhenførbare data som deals, aktiviteter og tickets, så de tal, der lander på en company-record, er behandling af persondata på linje med resten af CRM'et, og de skal med i jeres fortegnelse. Hvor de data ligger, kan I selv påvirke: HubSpot hoster på AWS i EU (Tyskland) ved siden af USA, Canada og Australien, nye konti placeres efter IP-geolokation ved oprettelsen, og en betalt konto kan flyttes til et andet datacenter, mens en gratis konto skal opgraderes først. Har I brug for tal i kroner, sætter I talformatet til Currency, så summen følger kontoens valuta i stedet for at stå som et bart tal. Skal tallene stemme med bogholderiet, kommer de fra en integration til e-conomic og ikke fra en rollup.

Hvornår kan det så ikke betale sig. Er I på Starter og kun mangler ét tal én gang om måneden, er en rapport eller et regneark svaret, ikke en opgradering til 90 USD pr. sæde. Er datagrundlaget rodet, med deals uden beløb og kunder uden associationer, giver en rollup jer et præcist tal på noget forkert, og oprydningen skal først. Og skal regnestykket være revisorsikkert, hører det hjemme i økonomisystemet. Er I i tvivl om, hvorvidt jeres nuværende tier rækker, gennemgår vi gerne opsætningen som en del af vores arbejde med HubSpot, så I ved, hvad der kan lade sig gøre, før I køber noget.