Hvad er en task i HubSpot? Opgaver, køer og priser

Sådan virker tasks i HubSpot

En task har sine egne properties præcis som en kontakt eller en deal. Du sætter titel, type, prioritet på tre niveauer, ansvarlig bruger, kø, forfaldsdato med klokkeslæt, en påmindelse på mail og en note. Typen er opkald, e-mail eller gøremål, og bruger du LinkedIn Sales Navigator, kommer der to typer mere til InMail og forbindelsesanmodninger. Skriver du ordet call eller email i titlen, sætter HubSpot typen automatisk, hvilket fremgår af HubSpots dokumentation for oprettelse af tasks. Det lyder som en detalje, indtil du skal rapportere på, hvor mange opkald teamet reelt fik lavet.

Opgaverne kan oprettes seks steder fra: tasks-siden under CRM, en enkelt record, en objektliste hvor du markerer flere records og opretter i bulk, Gmail via HubSpots Sales-udvidelse til Chrome, et workflow og en sekvens. Associationen er det vigtige. En task uden tilknytning til en kontakt, virksomhed eller deal er bare en huskeseddel, mens en task med association trækker hele historikken med sig, når sælgeren åbner den.

Forfaldsdato og påmindelse. Hver bruger sætter sine egne standarder for forfaldsdato, klokkeslæt og hvor længe før påmindelsen skal komme, under sin profil og præferencer. Dato- og klokkeslætsformatet følger brugerens regionale indstillinger, så danske brugere får dansk format uden at nogen skal gøre noget. Påmindelsen sendes på mail, ikke som notifikation i browseren alene, og det er den, der i praksis afgør om opgaven bliver lavet samme dag.

Gentagne opgaver er en egen mekanik. Du kan sætte en task til at gentage sig med et interval i dage, uger, måneder eller år, og den næste oprettes automatisk, når den forrige markeres færdig, slettes eller bliver overskredet. Det kræver et Core-, Sales- eller Service-seat at oprette eller få tildelt en gentagen task, så en bruger med View-Only-seat kan hverken bygge dem eller stå som ansvarlig. Det rammer typisk kundeservicechefer og ledere, der er sat op som læsebrugere for at spare seats.

Task queues. En kø er en delt liste, som flere brugere kan se og arbejde i, og den er selve grunden til at et salgsteam kan fordele opfølgning uden at koordinere manuelt. Du kan oprette op til 20 køer pr. konto, og køer kræver Sales Hub eller Service Hub fra Starter og opefter ifølge HubSpots dokumentation for task queues. Kun den bruger, der oprettede køen, eller en super admin kan redigere og slette den. Sletter du en kø, forsvinder opgaverne i den ikke, de mister bare deres kø-tilknytning.

Oversigten kommer med seks standardvisninger: alle, gennemførte, forfalder i dag, overskredne, kommende og mest engagerede, hvor den sidste sorterer efter hvilke kontakter der senest har været aktive. Alle seks er som udgangspunkt filtreret til opgaver tildelt dig selv, hvilket overrasker nye teamledere, der undrer sig over at teamets opgaver ikke er der. Du kan filtrere på ansvarlig, type, forfaldsdato og kø, og med avanceret filtrering kan du bygge visninger på enhver task-property. Visninger kan pinnes som faneblade, deles privat, med et team eller med hele kontoen, og kolonnerne kan tilpasses og eksporteres, som HubSpots dokumentation for filtrering af tasks beskriver.

Automatiseringen sker to steder. Workflows har en handling, der hedder Create task, og den kan sætte ansvarlig, kø, type og forfaldsdato, så opgaven lander færdigudfyldt hos den rigtige. Workflows kræver Professional eller Enterprise, og det gælder på tværs af Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub, Smart CRM og Revenue Hub, jf. HubSpots oversigt over workflow-handlinger. Har I kun Starter, kan I altså bruge tasks og køer, men I skal oprette opgaverne selv.

Sekvenser er den anden vej ind. En sekvens er en fast række af trin til én kontakt ad gangen, og trinnene kan være manuel e-mail-task, opkaldstask, generel task og de to Sales Navigator-typer. Sekvenser kræver Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise plus et tildelt Sales- eller Service-seat, og hver sekvens kan indeholde højst 10 e-mailskabeloner, mens antallet af task-påmindelser er ubegrænset ifølge HubSpots dokumentation for sekvenser. Forskellen på et workflow og en sekvens er værd at holde fast i: workflowet reagerer på data, sekvensen kører en kadence.

Mobilappen kan mere, end de fleste tror. Sælgerne kan oprette opgaver med titel, note, type, forfaldsdato, prioritet og kø, tildele dem til sig selv eller andre, knytte dem til flere records, sortere på forfaldsdato eller prioritet, filtrere på type og markere dem færdige. Det gælder på både iOS og Android og på alle abonnementer. For teams med sælgere i bilen er det ofte dér, opgaverne rent faktisk bliver lukket.

Teknikken er sjældent problemet. Vi ser tre mønstre igen og igen: opgaver oprettes uden kø, så ingen andre kan overtage dem, når sælgeren er syg. Forfaldsdatoer sættes til i dag, fordi det føles rigtigt, og efter tre uger har hver sælger 60 overskredne opgaver og har holdt op med at kigge. Og opgaverne siger hvad, men ikke hvorfor, så sælgeren skal alligevel åbne dealen og læse sig frem, før hun kan ringe. Den sidste er den dyreste, fordi den fjerner præcis den tidsbesparelse, automatiseringen skulle give.

Vi hjælper danske B2B-virksomheder med at bygge den opfølgningsstruktur, tasks skal hænge på: hvilke hændelser der udløser en opgave, hvordan køerne skal skæres, når I kun har 20, og hvor grænsen går mellem et workflow, en sekvens og en manuel opgave. Vi ser også ærligt på, om I overhovedet skal op på Professional for at få det, I er ude efter, eller om Starter og lidt disciplin gør arbejdet billigere. Skriv til os, så gennemgår vi jeres nuværende opsætning og giver en konkret plan.

Sådan bruger danske B2B-teams tasks

Tasks bliver først værdifulde, når de er knyttet til en bestemt begivenhed i din forretning i stedet for til en generel ambition om at følge bedre op. De otte anvendelser nedenfor bygger vi jævnligt for danske virksomheder, og de kan sættes op uden udvikling.

Opfølgning på nye leads inden for 24 timer
Et workflow udløses af en formularudfyldelse og opretter en opkaldstask i køen Nye leads med forfaldsdato næste hverdag klokken ni. En jysk producent af procesudstyr bruger postnummeret på formularen til at tildele opgaven til den rigtige distriktssælger, så ingen behøver fordele leads manuelt om morgenen.

Kadence i prospecting
En sekvens blander automatiske e-mails med opkaldstasks på dag 1, 4 og 9, så sælgeren får en konkret opgave i stedet for en påmindelse om at være proaktiv. Et københavnsk SaaS-hus kører den slags mod nye ICP-konti og bruger køen til at holde de manuelle trin adskilt fra den løbende pipeline.

Mødeforberedelse
Når et møde bookes, opretter et workflow en gøremålstask dagen før med noten om at læse seneste tre aktiviteter og tjekke, om tilbuddet stadig er gyldigt. Et rådgivningshus i Aarhus bruger den til at sikre, at møderne ikke starter med at nogen skal orientere sig i fem minutter.

Genaktivering af kølnede deals
Et workflow, der kigger på dage i nuværende deal stage, opretter en opkaldstask, når en deal har stået stille i 14 dage. En dansk grossist bruger det til at fange de tilbud, der ellers ville ligge til udgangen af kvartalet og blive lukket som tabt uden en samtale.

Overlevering fra salg til levering
Når en deal sættes til Closed Won, oprettes en opgave til projektlederen om at booke opstartsmøde inden fem hverdage, associeret med både virksomheden og dealen. Det er den enkleste måde at fjerne den uge, der typisk går, fra kunden siger ja, til nogen tager kontakt.

Fornyelser og abonnementer
En gentagen task pr. kvartal på hver nøglekunde med noten om at gennemgå forbrug og fornyelsesdato. En dansk softwarevirksomhed med årlige licenser bruger gentagelsen frem for et workflow, fordi opgaven skal komme uanset hvad der ellers sker på kontoen.

Servicesager, der nærmer sig en aftalt frist
Et workflow på ticket-objektet opretter en opgave til teamlederen, når en sag har været åben længere end den aftalte responstid. Det giver en konkret ansvarlig i stedet for en rød markering på et dashboard, som alle kan se og ingen ejer.

Datavedligeholdelse i portioner
En visning filtrerer kontakter uden telefonnummer, og der oprettes opgaver i bulk fordelt på teamet med 20 records ad gangen. Det er kedeligt arbejde, men det er den eneste metode, vi har set virke, når et CRM er blevet importeret hurtigere, end det er blevet vedligeholdt.

Fællesnævneren i alle otte er, at opgaven er koblet til en hændelse i dataene og har en ansvarlig fra begyndelsen. Bygger du i stedet en kø, som teamet selv skal huske at fylde, ender den tom inden for en måned.

Alternativer, priser og begrænsninger

Stort set alle CRM-systemer og alle projektværktøjer har en variant af tasks, så funktionen i sig selv adskiller sjældent leverandørerne. Det afgørende er, hvor tæt opgaven skal ligge på kundedataene, og hvad I vil betale for den nærhed. Nedenfor står de alternativer, danske B2B-virksomheder oftest vælger imellem, med de priser vi kunne se på leverandørernes egne sider.

Pipedrive
Pipedrive bygger hele systemet op om aktiviteter, som er deres pendant til tasks, og det er formentlig markedets mest direkte konkurrent på netop opfølgningsdisciplin. Aktiviteter er med på alle planer, hvor HubSpot kræver Starter for køer. Pr. september 2026 koster Lite 14 USD, Growth 39 USD, Premium 59 USD og Ultimate 79 USD pr. seat om måneden ved månedlig betaling. Til gengæld står Pipedrive svagere, når opgaverne skal udløses af marketingdata, fordi marketingdelen er tyndere.

Salesforce Sales Cloud
Salesforce har både Tasks og Activities som selvstændige objekter, og automatiseringen i Flow er kraftigere end HubSpots workflows, hvis du har nogen til at bygge den. Pr. september 2026 koster Starter Suite 25 EUR, Pro Suite 100 EUR, Core 195 EUR, Advanced 395 EUR og Max 550 EUR pr. bruger om måneden ved årlig betaling ifølge Salesforces egen prisside for Sales Cloud. Prisen pr. bruger er altså markant højere fra Core og op, og opsætningen kræver typisk en konsulent, hvor en HubSpot-kø kan bygges af en salgschef på en formiddag.

Asana
Asana er et projektværktøj og ikke et CRM, og det er både styrken og svagheden. Afhængigheder mellem opgaver, tidslinjer og arbejdsbelastning pr. medarbejder er ting, HubSpot ikke har. Pr. september 2026 koster Starter 10,99 USD og Advanced 24,99 USD pr. bruger om måneden ved årlig betaling. Opgaverne er bare ikke knyttet til kontakter og deals, så salgsopfølgning i Asana betyder, at nogen skriver kundenavnet i en opgavetitel, og at rapporteringen på aktivitet aldrig hænger sammen med pipeline.

Microsoft 365 med Outlook, To Do og Planner
Mange danske virksomheder har allerede licenserne, og for et team på fem, der ikke har et CRM endnu, er det ærligt talt et fornuftigt sted at starte. Pr. september 2026 koster Microsoft 365 Business Basic 7 USD, Apps for business 10 USD og Business Standard med Copilot 23,50 USD pr. bruger om måneden ved årlig binding. Der er ingen kobling til pipeline, ingen automatisk oprettelse ud fra kundeadfærd og ingen fælles kø, som en kollega kan overtage fra.

HubSpots egne alternativer
Ofte er det rigtige alternativ til en task en anden HubSpot-funktion. Skal alle i en liste have samme kadence, er en sekvens bedre end 200 manuelt oprettede opgaver. Skal noget ske uden menneskelig involvering, hører det hjemme i et workflow uden en task overhovedet. Og skal sælgeren guides gennem en samtale, er en playbook det rigtige, mens opgaven kun er startskuddet.

HubSpot vinder på ét punkt, som er svært at overvurdere: opgaven, kunden, mailkorrespondancen, dealen og rapporteringen ligger i samme system, så du kan måle, om flere opkald faktisk gav flere vundne deals. Det kan du ikke i Asana, og det kræver integrationsarbejde i Microsoft-opsætningen. HubSpot taber, når opgaverne har afhængigheder, skal tidsregistreres eller skal fordeles efter kapacitet. Der er ingen gantt-visning, ingen timeregistrering og ingen egentlig ressourcestyring, og forsøger du at bygge projektledelse i tasks, får du et rod, som ingen har lyst til at rydde op i.

På adgangssiden er billedet enkelt i bunden og mere sammensat i toppen. Selve task-objektet er med på alle produkter og planer, inklusive det gratis CRM, så du kan oprette, tildele og lukke opgaver uden at betale noget. Køer kræver Sales Hub eller Service Hub fra Starter, automatisk oprettelse via workflows kræver Professional eller Enterprise, og sekvenser kræver Professional eller Enterprise med et tildelt Sales- eller Service-seat.

Priserne er dem, der afgør, hvornår det giver mening at rykke op. Pr. september 2026 koster Sales Hub Starter 7 USD pr. seat om måneden ved årlig betaling og 20 USD ved månedlig, med Core-seats og 500 credits inkluderet. Professional koster 90 USD pr. seat om måneden ved årlig betaling og 100 USD ved månedlig, med Sales-seats, 3.000 credits og et engangsgebyr for onboarding på 1.500 USD. Enterprise koster 150 USD pr. seat om måneden med 5.000 credits og et onboarding-gebyr på 3.500 USD, jf. HubSpots prisside for Sales Hub. Springet fra Starter til Professional er altså tolvdoblingen af seat-prisen plus onboarding, og det køber du ikke for tasks alene.

Sædemodellen har en konsekvens, der overrasker mange. Gentagne tasks kræver et Core-, Sales- eller Service-seat, så den controller eller kundeservicechef, I har sat op som View-Only for at spare penge, kan hverken oprette dem eller stå som ansvarlig. Køer kan kun redigeres og slettes af opretteren eller en super admin, hvilket bliver et problem den dag, den medarbejder, der byggede jeres kø-struktur, siger op.

De hårde grænser er få, men reelle. I kan have 20 task queues pr. konto, og det lyder af meget, indtil et team på 30 vil have en kø pr. sælger. Hver sekvens kan indeholde højst 10 e-mailskabeloner, mens task-påmindelser er ubegrænsede. Der er ingen indbygget grænse for antallet af opgaver, men bulk-oprettelse ud fra en liste er stadig manuelt arbejde, og opgaver oprettet på den måde arver ikke automatisk en kø.

For danske og europæiske virksomheder er datalokation værd at få styr på, inden opgavenoterne fyldes med kundeoplysninger. HubSpot hoster kunde-data i fem regioner, hvor EU-regionen ligger i Tyskland, og kontoen tildeles automatisk ud fra IP-adressens geolokation på det tidspunkt, abonnementet købes. Har I Starter, Professional eller Enterprise, kan I migrere til en anden region, mens gratiskonti først skal opgraderes, og data kan stadig behandles uden for regionen ved integrationer, support, sikkerhedsundersøgelser og analytics ifølge HubSpots FAQ om cloud-infrastruktur og datahosting. Det er ikke i sig selv et GDPR-problem, men det er et punkt, jeres databehandleraftale og fortegnelse skal afspejle.

GDPR rammer også indholdet af opgaverne. En task-note er personoplysninger på lige fod med resten af kontaktens data, og noter som at kunden er utilfreds efter sidste leverance følger med i en dataindsigt. Det er værd at aftale i teamet, hvad der skrives i en note, og hvad der hører hjemme i en struktureret property, som I kan slette og rapportere på for sig.

Der er tilfælde, hvor tasks ikke er svaret. Er I tre sælgere, der taler sammen hver dag, får I sjældent noget ud af en kø-struktur, og gratisversionen med simple opgaver på kontakterne rækker. Skal opgaverne styres efter kapacitet, deadlines og afhængigheder, hører de hjemme i et projektværktøj, uanset hvor gerne I vil have alt i ét system. Og har I ikke aftalt, hvad der udløser en opgave, hvem der ejer den, og hvad der sker når den bliver overskredet, løser hverken HubSpot eller noget andet system problemet. Den del er proces, ikke software, og det er typisk dér, vi starter, når vi laver HubSpot-rådgivning og implementering for danske B2B-virksomheder.