Usage og limits i HubSpot: kvoter og grænser

Sådan virker usage og limits i HubSpot

HubSpot samler ikke alle grænser ét sted, og det er den første ting, der forvirrer folk. Faktureringsgrænserne bor i abonnementet, mens datamodellens grænser bor i CRM'et. De to skærmbilleder ejes typisk også af to forskellige personer i virksomheden, hvilket er præcis derfor, ingen opdager problemet, før fakturaen eller fejlen dukker op.

Abonnementsdelen finder du ved at klikke på kontonavnet øverst til højre og vælge Account & Billing. På fanen Overview står jeres marketing contact tier og antallet af kontakter, der aktuelt er sat som marketing contacts, med et link videre til Usage & Limits, hvor forbruget er brudt ned. I sektionen My Products & Add-ons ser du antallet af seats i abonnementet plus eventuelle tilkøbte seats, og her står også den månedlige e-mail-sendegrænse. En separat sektion viser, hvor mange HubSpot Credits I har brugt af månedens pulje. Fanen Subscriptions rummer resten: nuværende abonnementsperiode, næste faktureringsdato, Committed Terms og Auto-Renewal Terms.

Datamodellens grænser ligger et helt andet sted, nemlig under Data Management og Data Model på fanen Limits. Tabellerne dér viser records pr. objekt, associations, custom properties, pipelines pr. objekt, og på Professional og Enterprise også calculated properties og association labels. Custom objects tælles kun på Enterprise. HubSpots dokumentation for sporing af CRM-datagrænser beskriver også en visning af associations med højt forbrug, der samler de records, som har nået 80 procent eller mere af deres associationsgrænse, og som kan hentes som rapport. På Professional og Enterprise ligger værktøjet til duplikathåndtering samme sted.

Selve tallene står ikke i produktet. Limits-siden viser jeres eget forbrug op mod den grænse, abonnementet giver, og henviser videre til HubSpots Product & Services Catalog, som er den eneste kilde, der binder HubSpot juridisk. Det er også den, vi selv slår op i, når en kunde spørger, om noget kan lade sig gøre på deres nuværende tier.

Nogle af tallene er ens for alle. Alle konti kan have 1.000 custom properties pr. objekt og 50 rapporter pr. dashboard, uanset hvad de betaler. Andre skalerer hårdt med tier: calculated properties går fra 40 på Starter til 200 på Professional, og deal pipelines fra op til 2 på Starter over op til 15 på Professional til op til 100 på Enterprise. Gratiskonti kan rumme op til 1.000 kontakter og op til 1 million records for de øvrige standardobjekter.

Marketing Hub har sit eget sæt. Aktive segmenter og lister går fra op til 50 på Starter til op til 1.200 på Professional og op til 2.000 på Enterprise, mens statiske lister ligger på 1.000, 1.200 og 2.000 på de samme tre niveauer. E-mail-sendegrænsen er ikke et fast tal, men en multiplikator af jeres marketing contact tier: fem gange på Starter, ti gange på Professional og tyve gange på Enterprise. Et tier på 2.000 kontakter på Professional giver altså 20.000 marketing-e-mails om måneden.

API'et har sine egne kvoter, og de rammer integrationer længe før mennesker mærker noget. Ifølge HubSpots retningslinjer for API-forbrug kan en privat app kalde 100 gange pr. 10 sekunder på Free og Starter med et loft på 250.000 kald i døgnet pr. konto. Professional giver 190 kald pr. 10 sekunder og 625.000 i døgnet, Enterprise samme hastighed og 1.000.000 i døgnet. Tilkøbet API Limit Increase hæver til 250 kald pr. 10 sekunder pr. app og lægger 1.000.000 kald oven i døgnkvoten, og det kan købes maksimalt to gange pr. konto. Offentligt distribuerede OAuth-apps kører på et separat budget på 110 kald pr. 10 sekunder pr. installeret konto, som tilkøbet ikke rører. Overskrider I noget af det, svarer API'et 429 med errorType RATE_LIMIT, og døgnkvoten nulstilles ved midnat i kontoens egen tidszone.

Credits er den nyeste kvote og opfører sig anderledes end resten. De bruges af Customer Agent, Prospecting Agent, Data Agent og syncs i Data Studio, og de følger abonnementet: Marketing Hub Starter indeholder 500, Professional 3.000 og Enterprise 5.000 pr. september 2026. Ubrugte credits udløber ved periodens udgang og ruller ikke over. Løber puljen tør, sætter HubSpot de forbrugsbaserede funktioner på pause indtil næste nulstilling, medmindre I aktivt har slået pay-as-you-go-overforbrug til. Vi har skrevet mere om regnestykket bag HubSpot Credits et andet sted i ordbogen.

Skelnen mellem hårde og bløde grænser afgør, hvad I skal holde øje med. En hård grænse stopper noget: listen kan ikke oprettes, API'et svarer 429, agenten holder op med at køre. En blød grænse fakturerer i stedet, og marketing contacts er det tydeligste eksempel, fordi kontoen stille og roligt opgraderer sig selv til næste tier, når loftet passeres. De hårde skal overvåges. De bløde skal budgetteres.

Det, der oftest går galt, er ejerskabet. Marketingteamet bygger workflows, der sætter kontakter til marketing contacts, uden at nogen holder øje med tieret. Et integrationsprojekt lægger et natligt fuldsync på 400.000 kald ind på en Professional-konto med 625.000 i døgnet og efterlader ikke plads til dagens øvrige trafik. Properties vokser fra 200 til 900 over tre år, fordi ingen sletter noget, og så opdager man loftet på 1.000 midt i en implementering. Ingen af delene er svære at undgå, men de kræver, at nogen faktisk kigger på de to skærmbilleder mere end én gang om året.

Vi hjælper danske B2B-virksomheder med at få styr på HubSpot-regnestykket, før det bliver dyrt: gennemgang af jeres marketing contact tier og seats inden fornyelse, dimensionering af API-forbrug i integrationer til e-conomic og Business Central, oprydning i properties og lister op mod grænserne, og en konkret vurdering af, om en opgradering eller et tilkøb er den billigste vej. Skriv til os, så kigger vi på jeres tal sammen med jer.

Hvad danske B2B-teams bruger overblikket til

Det her er de syv anvendelser, vi oftest ser hos danske virksomheder, der har haft HubSpot i mere end et par år.

Budgetkontrol før fornyelse
Fanen Subscriptions viser næste faktureringsdato og de bundne vilkår, og Usage & Limits viser, hvor tæt I ligger på det, I betaler for. En dansk produktionsvirksomhed med Marketing Hub Professional gennemgår tallene 60 dage før fornyelse og opdager, at kun 1.400 af 2.000 marketing contacts faktisk bliver kontaktet. Resten sættes til non-marketing inden fornyelsen, og tieret kan forhandles ned i stedet for op.

Bremse utilsigtede tier-hop
Super Admins og brugere med Modify Billing kan sætte et maksimum for marketing contacts. Når loftet er nået, bliver kontakter fra import, workflows og formularer sat som non-marketing i stedet for at udløse en opgradering. Et softwarehus i Aarhus sætter maksimum 200 kontakter under deres tier, netop fordi deres formularer kan tage store spring på en messeuge.

Kapacitetsplanlægning af integrationer
Inden en integration til e-conomic eller Business Central bygges, regner vi kaldbudgettet igennem mod døgnkvoten. En grossist med 90.000 kontakter og daglig ordresynkronisering kan sagtens ligge inden for 625.000 kald på Professional, men kun hvis synkroniseringen er inkrementel. Et fuldsync hver nat på samme datamængde vælter budgettet, og så er det integrationen og ikke abonnementet, der skal laves om.

Oprydning før et nyt hub tages i brug
Loftet på 1.000 custom properties pr. objekt lyder rigeligt, indtil to fusionerede CRM-systemer er importeret oven i hinanden. Limits-fanen viser tallet direkte, og en oprydning før udrulningen af Service Hub er langt billigere end en midtvejs. Samme øvelse gælder lister, hvor Starter-konti kun har op til 50 aktive.

Styring af credits på Breeze-funktioner
Prospecting Agent og Customer Agent trækker på den samme månedlige pulje, og puljen ruller ikke over. En dansk B2B-virksomhed, der lader Customer Agent besvare supporthenvendelser, kan se forbruget pr. funktion i Account & Billing og beslutte, om agenten skal begrænses til bestemte kanaler, eller om overforbrug skal slås til før en travl periode.

Review af datamodellen
Visningen af associations med højt forbrug samler de records, der har nået 80 procent eller mere af deres grænse. Det er typisk et par store moderselskaber med hundredvis af tilknyttede kontakter og deals. På Professional og Enterprise kan grænsen for en enkelt associationstype konfigureres op til 10.000, men hæv den bevidst, før en import kører fast i den.

Dokumentation til revision og GDPR
Antallet af records pr. objekt, valget af datacenterregion og oversigten over, hvem der har seats, er tre af de spørgsmål, der går igen i en databehandleraftale eller en ISO-gennemgang. De kan alle besvares fra de samme to skærmbilleder uden at involvere HubSpots support.

De virksomheder, der aldrig bliver overraskede af HubSpot-fakturaen, har typisk én navngiven person, der kigger på Usage & Limits en gang om måneden. Det tager et kvarter og fanger både et tier-hop på vej og en integration, der er begyndt at bruge for meget.

Alternativer, priser og begrænsninger

Alle CRM-platforme har kvoter, men de placerer dem forskelligt. Nogle rationerer API-kald, andre rationerer felter og automatiseringer, og enkelte rationerer antallet af poster. Det afgørende er derfor, hvor loftet rammer jeres konkrete opsætning.

Salesforce
Salesforce fordeler API-forbruget som en døgnkvote pr. organisation. Betalte editions som Enterprise starter ifølge Salesforce Developer Documentation, afsnittet API Request Limits and Allocations, på 100.000 kald pr. 24 timer og stiger med antallet af licenser, og ekstra kald kan tilkøbes i intervaller fra 200 til 10.000 pr. døgn. Modellen belønner store licensantal og straffer små teams med tunge integrationer, hvilket er den modsatte profil af HubSpot, hvor kvoten følger tier og ikke brugerantal.

Pipedrive
Pipedrive gør det stik modsatte og skalerer næsten alt med antallet af seats. På de forbrugsgrænser Pipedrive selv offentliggør har Lite 30 custom fields, Growth 100, Premium 300 og Ultimate 500, mens leads og deals er 2.500 gange antal seats på Lite og 20.000 gange antal seats på Ultimate med et samlet loft på 300.000. Automatiseringer går fra 50 på Growth til 250 på Ultimate, og API-budgettet fra 30.000 tokens gange seats på Lite til 210.000 gange seats på Ultimate. For et lille salgsteam med mange integrationer er Pipedrive strammere end HubSpot, for et stort team med simple behov er det omvendt.

API Limit Increase inde i HubSpot
Det oplagte alternativ til at skifte platform er tit at lade være med at skifte noget. Rammer I kun døgnkvoten, hæver tilkøbet API Limit Increase til 250 kald pr. 10 sekunder pr. app og lægger 1.000.000 kald oven i den eksisterende kvote, med maksimalt to køb pr. konto. Prisen står i Product & Services Catalog under afsnittet Add-Ons & Limit Increases og bør hentes derfra eller hos jeres partner, fordi den justeres løbende. Regn den mod prisforskellen fra Professional til Enterprise, før I opgraderer.

Data Sync frem for en egenudviklet integration
Den fjerde mulighed er at flytte trafikken. Standardsynkroniseringer, der kører gennem HubSpots egne Data Sync-forbindelser, belaster ikke jeres eget API-budget på samme måde som en privat app, der poller. Det er tit den billigste rettelse, når en integration bruger seks cifre i døgnkald på at holde to systemer ens.

HubSpot vinder på gennemsigtighed, fordi kvoterne står samlet i et offentligt katalog, og på at kvoterne følger tier i stedet for brugerantal, hvilket passer godt til danske virksomheder med få, men aktive brugere. HubSpot taber på, at de dyre grænser er kommercielle og ikke tekniske: marketing contacts og credits koster penge frem for at stoppe, og det gør budgettet svært at forudsige. Har I meget tunge integrationsbehov og få marketingkontakter, er Salesforces licensbaserede kvote billigere. Har I mange kontakter og få brugere, er HubSpot næsten altid billigst.

Priserne på Marketing Hub sætter rammen for de fleste af grænserne, og de afhænger af bindingen. Ved årlig betaling starter Starter pr. september 2026 på 7 USD pr. måned pr. seat med 1.000 marketing contacts og 500 credits, Professional på 800 USD pr. måned med 2.000 marketing contacts, tre core seats og 3.000 credits, og Enterprise på 3.600 USD pr. måned med 10.000 marketing contacts, fem core seats og 5.000 credits, alt sammen ifølge HubSpots prisside for Marketing Hub. Product & Services Catalog lister til gengæld Starter til 20 USD pr. seat og Professional til 890 USD pr. måned. Ekstra core seats koster 45 USD pr. måned på Professional ifølge prissiden og 50 USD ifølge kataloget, mens begge kilder siger 75 USD på Enterprise. Oven i kommer et obligatorisk onboarding-gebyr på 3.000 USD på Professional og 7.000 USD på Enterprise.

Sales Hub er prissat pr. seat hele vejen op. Starter koster 7 USD pr. måned pr. seat ved årlig betaling mod en listepris på 20 USD, Professional 90 USD pr. måned pr. seat ved årlig betaling mod 100 USD løbende, og Enterprise 150 USD pr. måned pr. seat. Credits følger samme trappe som Marketing Hub med 500, 3.000 og 5.000, og onboarding koster 1.500 USD på Professional og 3.500 USD på Enterprise. Tallene er fra september 2026, og HubSpot justerer dem oftere end de fleste leverandører.

Seat-modellen afgør, hvem der overhovedet kan bruge funktionerne. Marketing Hub Professional indeholder tre core seats, og ekstra core seats koster 45 USD pr. måned ved årlig betaling, mens Enterprise indeholder fem og tager 75 USD for de næste. Det er en selvstændig grænse, som ikke står på Limits-fanen, og som i praksis bestemmer, hvor mange kolleger der kan bygge workflows og lister. Vi har beskrevet trappen i detaljer under seat-baseret prissætning.

Marketing contacts er den grænse, der oftest koster penge uden varsel. HubSpots dokumentation for fakturering af marketing contacts siger det direkte: overskrider I tieret, opgraderes kontoen til næste tier, og I faktureres derefter indtil næste fornyelsesdato. Det kan ikke forhindres, når grænsen først er passeret, og HubSpot nedgraderer ikke midt i en periode, selv hvis antallet falder igen. Nedgradering sker udelukkende ved fornyelse. Sammenhængen mellem antal kontakter og pris er beskrevet under marketing contact tier.

Credits opfører sig omvendt og stopper i stedet for at fakturere. Ifølge HubSpots dokumentation for credits og fakturering udløber ubrugte credits ved periodens udgang, og når puljen er tom, sættes de forbrugsbaserede funktioner på pause indtil næste nulstilling. Slår I pay-as-you-go til, faktureres forbruget derover til HubSpots aktuelle overforbrugstakst. Træf den beslutning før en kampagneperiode, mens der stadig er tid til at justere.

Nogle grænser følger tieret, mens andre kan udvides mod betaling. Loftet på 1.000 custom properties pr. objekt, de 50 rapporter pr. dashboard og det samlede loft på 15 millioner kontakter, marketing og non-marketing tilsammen, er de tal, der følger med abonnementet. HubSpot sælger samtidig en række udvidelser under afsnittet Add-Ons & Limit Increases i Product & Services Catalog, så spørgsmålet er oftere prisen end muligheden. Egne associationsgrænser kan konfigureres op til 10.000 på Professional og Enterprise. Rammer I den slags lofter, så regn udvidelsens månedspris mod en oprydning i datamodellen, før I køber.

For danske virksomheder er datacentervalget den vigtigste EU-detalje. HubSpot hoster på AWS i EU, nærmere bestemt Tyskland, og desuden i Virginia, Oregon, Montreal og Sydney. HubSpots dokumentation om cloudinfrastruktur og datahosting beskriver, at konti med Starter, Professional eller Enterprise kan skifte datacenter, mens konti på gratisværktøjer skal opgradere først. Databehandling kan stadig ske uden for regionen til blandt andet analytics, support og sikkerhedsovervågning, og overførsler til USA hviler på EU-US Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser. Skal I have EU-hosting, så træf valget, inden data lægges ind. Et skifte bagefter er en migrering.

Den øvrige danske kontekst handler mest om regnestykket. Listepriserne står i USD, mens jeres budget står i DKK, så valutakursen er en reel post i totalen, og onboarding-gebyrerne på 1.500 til 7.000 USD falder som engangsbeløb i år ét. Integrationer til e-conomic og Business Central er de mest almindelige forbrugere af døgnkvoten hos danske kunder, og de bør dimensioneres, inden I vælger abonnement.

Et forbehold. Har I under 1.000 kontakter, to brugere og ingen integrationer, bruger I ikke abonnementet, og Starter eller gratisværktøjerne rækker. Skal I kun bruge Enterprise for at få en større API-kvote, er tilkøbet API Limit Increase det billigere sted at kigge først. Og ligger I i millionklassen på kontakter eller langt over 1.000 felter pr. objekt, skal udvidelsernes månedspris med i totalen, før HubSpot sammenlignes med et alternativ. Vil I have tallene omsat til en konkret pris for jeres opsætning, har vi samlet vores arbejde med platformen på vores side om HubSpot.