Hvad er en invoice i HubSpot? Fakturering og priser

Sådan virker invoices i HubSpot

Invoice-objektet ligger i CRM'et på linje med contacts, companies, deals og tickets. Det har sine egne properties for fakturanummer, status, forfaldsdato, saldo og valuta, sine egne associations, og det kan bruges i lister, workflows og rapporter som ethvert andet objekt. Line items hænger på fakturaen og kan enten trækkes fra produktbiblioteket eller skrives ind som frie linjer. Enhedsprisen tåler seks decimaler, mens en engangsafgift kun tager to.

Der er seks veje ind i en faktura, og de dækker vidt forskellige arbejdsgange. Du kan oprette den manuelt fra fakturaoversigten eller fra en contact-, company-, deal- eller ticket-record. Du kan konvertere en publiceret quote. Du kan lade et abonnement danne fakturaen på fornyelsesdatoen, lade et payment link gøre det automatisk, når kunden betaler, eller lade et workflow køre action'en Convert to invoice. HubSpots dokumentation for oprettelse af fakturaer gennemgår hver enkelt vej.

Fakturanummeret. HubSpot tildeler numre fortløbende med præfikset INV og startnummer 1001. Præfikset kan ændres til op til otte tegn, og startnummeret kan sættes, inden den første faktura går ud. Bagefter kan tælleren ikke nulstilles, medmindre samtlige fakturaer i portalen slettes, så nummerserien skal aftales med bogholderiet på forhånd.

En faktura lever i fire tilstande. Draft kan redigeres frit. Når du finaliserer den, skifter den til open, får sit endelige nummer og kan sendes. Paid sættes automatisk, når saldoen rammer nul, uanset om betalingen kom ind online eller blev registreret i hånden. Voided er den fjerde, og den er permanent.

Redigering efter finalisering er det sted, flest bliver overraskede. En open faktura er som udgangspunkt låst, men en Super Admin kan i indstillingerne åbne for redigering af open fakturaer og desuden vælge, om betalte fakturaer må rettes på felter uden beløbspåvirkning, eller også på selve beløbene. Fakturaer, der stammer fra en betalingsplan på en quote, fra et abonnement eller fra et payment link, kan slet ikke redigeres, og ingen rettelse må føre til en negativ saldo. HubSpots oversigt over håndtering af fakturaer har hele matrixen.

Void og credit memo. At annullere en faktura gør den uinddrivelig, og handlingen kan ikke fortrydes. Er der registreret en onlinebetaling på fakturaen, kan den ikke annulleres, og manuelle betalinger skal slettes først. Skal du kreditere et beløb frem for at fjerne fakturaen, bruger du et credit memo, som siden 16. april 2026 er et fuldt objekt med egne indstillinger, associations og segmentering.

Betalingsdelen afhænger af, hvem der behandler pengene. HubSpot payments findes kun i USA, Storbritannien og Canada og kræver en bankkonto i samme land, som virksomheden er registreret i, og det udelukker danske selskaber ifølge HubSpots FAQ om payments. Resten af verden kobler en eksisterende Stripe-konto på i stedet. Stripe-sporet har to detaljer, der bider: beløbet skal overstige 0,50 USD eller tilsvarende i afregningsvalutaen, og fakturaer oprettet i HubSpot bliver ikke oprettet i Stripe.

Moms sættes op i et tax rate library og lægges på de enkelte linjer. Siden 7. april 2026 kan du definere en standardsats, der automatisk lægges på alle linjer på tværs af deals, quotes, invoices, payment links, abonnementer og credit memos. HubSpot beskriver selv funktionen som møntet på virksomheder med én skatteregion, og det passer på langt de fleste danske selskaber med 25 procent moms på det hele. Kører du derimod automatisk momsberegning ud fra kundens adresse, kan du ikke lægge engangsrabatter, gebyrer eller afgifter på fakturaen.

Rettigheder og seats. Selve opsætningen af fakturaværktøjet kræver Super Admin. At oprette og redigere fakturaer kræver et Core seat eller et hub-seat plus den konkrete rettighed, som HubSpots opsætningsguide til fakturaværktøjet beskriver. En kollega med View-Only seat kan altså se fakturaerne, men ikke sende dem.

Regnskabssynkroniseringen er indbygget mod QuickBooks Online og Xero. Ingen af de to bruges nævneværdigt i Danmark, og der findes ingen tilsvarende indbygget kobling til e-conomic eller Business Central. Den detalje afgør i praksis, om fakturamodulet overhovedet kan bruges hos jer. Vi vender tilbage til den under alternativer.

Det, der oftest går galt, er rækkefølgen. Teams slår fakturaer til, før produktbiblioteket, valutaen og momssatserne er på plads, og opdager derefter, at de finaliserede fakturaer ikke kan rettes. Det næstmest almindelige er, at nummerserien kolliderer med bogholderiets, fordi ingen spurgte. Begge dele koster oprydning, og oprydningen er manuel.

Vi sætter fakturering op i HubSpot for danske B2B-virksomheder og bygger koblingen til e-conomic eller Business Central, så bilaget lander i regnskabet uden dobbeltindtastning. Skal vi kigge på, om jeres fakturaflow hører hjemme i HubSpot, i regnskabssystemet eller begge steder, så tag fat i os.

Hvad danske B2B-teams bruger invoices til

Fakturamodulet giver først mening, når det erstatter en konkret manuel arbejdsgang. Herunder er de anvendelser, vi oftest ser holde hos danske B2B-virksomheder, og hvad hver af dem kræver for at fungere.

Faktura direkte fra en vundet deal
Deal'ens line items følger med over på fakturaen, så ingen skriver beløbene af to gange. Opsætningen er et workflow med trigger på deal stage lig Closed won og action'en Convert to invoice. Et rådgivningshus med 20 konsulenter, der lukker 30 til 40 aftaler om måneden, sparer typisk en halv arbejdsdag om ugen alene på den dobbeltindtastning.

Abonnementer og løbende fakturering
Et abonnement danner selv fakturaen på fornyelsesdatoen og sender den. Det passer på SaaS-virksomheder og på serviceaftaler med et fast månedsbeløb. Til gengæld kan de fakturaer ikke redigeres bagefter, så en prisændring skal laves på abonnementet og ikke på den enkelte faktura.

Rykkere uden en rykkerliste i Excel
Automatiske påmindelser kan sendes før og efter forfald, og forfaldne fakturaer kan markeres på deal'en, så sælgeren kan se det inden næste møde. Bemærk, at en påmindelse kun sendes, hvis fakturaen findes på afsendelsestidspunktet. Du kan altså ikke sætte rykkere på fakturaer, der allerede er sendt ud.

Depositum og acontobetaling
Et payment link kan danne fakturaen automatisk, når kunden betaler, hvilket passer til forudbetaling på et projekt eller et kursusgebyr. En dansk kursusudbyder kan lægge linket i bekræftelsesmailen og få både betaling og bilag registreret på kontakten uden at røre noget manuelt.

Servicefakturering fra en ticket
Fakturaer kan oprettes direkte fra en ticket-record, så timer ud over serviceaftalen faktureres af den, der har løst sagen. Hos en it-driftsleverandør fjerner det den månedlige runde, hvor supporterne skal huske tilbage på, hvad der var inkluderet i aftalen, og hvad der ikke var.

Pengestrøm i samme dashboard som pipeline
Fordi invoice er et almindeligt CRM-objekt, kan du bygge rapporter på tværs af deals og fakturaer. Den mest brugte er tiden fra Closed won til betalt, fordelt på sælger eller kundesegment. Den talserie findes stort set aldrig, når tilbud ligger i CRM'et og fakturaer i regnskabssystemet.

Fælles for dem alle er, at HubSpot håndterer kunderelationen og betalingsopfølgningen, ikke bogføringen. Fakturaen skal stadig ende i jeres regnskabssystem, og hvordan den kommer derover, er næste spørgsmål.

Alternativer, priser og begrænsninger

Det rigtige alternativ afhænger af, hvad du mangler. Skal fakturaen bogføres, afstemmes og indberettes, er svaret et regnskabssystem. Skal den bare sendes og betales tæt på salgsprocessen, kan HubSpot klare opgaven alene.

e-conomic
Det mest udbredte regnskabsprogram i danske SMV'er, ejet af Visma. Det bogfører, håndterer moms og sender elektroniske fakturaer i OIOUBL og Peppol til EAN-numre, hvilket HubSpot ikke gør. Pr. september 2026 koster pakkerne 249, 299, 399 og 649 kr. pr. måned ekskl. moms ifølge e-conomics egen prisoversigt. Svagheden er, at systemet intet ved om jeres pipeline, så koblingen til CRM'et skal købes eller bygges.

Microsoft Dynamics 365 Business Central
ERP til virksomheder, der er vokset ud af et rent bogholderi og har lager, produktion eller projektøkonomi. Fakturering er her én funktion blandt mange. Pr. september 2026 koster Essentials 80 USD pr. bruger pr. måned ved årlig betaling, Premium 110 USD og Team Members 8 USD. Det er tungere og dyrere end HubSpots fakturamodul, men det er også det eneste alternativ på listen, der kan styre en produktionsordre.

Zoho Books
Regnskabs- og faktureringsprogram med en gratis plan for virksomheder under 50.000 USD i årlig omsætning, begrænset til 1.000 fakturaer om året og én bruger. Standard koster 20 USD pr. måned for tre brugere pr. september 2026. Det er billigt og fuldt funktionelt på selve faktureringen, men det er ikke bygget til dansk bogførings- og momspraksis, og hjælpen til danske forhold er tynd.

Stripe Invoicing uden HubSpot
Stripe kan sende fakturaer og opkræve betaling helt uden om CRM'et. Du får samme kortbetaling og sparer HubSpots platformsgebyr på 0,75 procent. Til gengæld ryger koblingen til deals og kontakter, og I får to steder at lede efter status på en kunde.

Payment links og quotes inde i HubSpot
Skal I bare have penge ind på et fast beløb, er et payment link enklere end en faktura. Har kunden brug for et dokument at godkende, rækker en quote med betaling koblet på ofte. Fakturaobjektet er svaret, når kunden kræver et fakturanummer, en betalingsfrist og en saldo, der kan følges over tid.

HubSpot vinder på nærheden til salget. Fakturaen bor på den samme record som tilbuddet, samtalerne og opgaverne, og det gør rapporteringen på tid fra aftale til betaling triviel at bygge. HubSpot taber på alt, der har med regnskab at gøre: ingen kontoplan, ingen momsangivelse, ingen bankafstemning og ingen revisorvenlig eksport. Vælger I HubSpot som eneste faktureringssystem i Danmark, vælger I også et problem, I skal løse et andet sted.

Adgangen er til gengæld billig. Fakturaværktøjet er med på alle produkter og planer, inklusive gratisversionen, hvor der er plads til to brugere. Revenue Hub Professional koster 85 USD pr. sæde pr. måned ved årlig betaling og 95 USD ved månedlig betaling, og Enterprise koster 140 USD pr. sæde pr. måned pr. september 2026 ifølge HubSpots prisside for Revenue Hub. Fakturaer, abonnementer og automatiske påmindelser er med på alle niveauer. Det er quote-funktionerne, der kræver Professional.

Der ligger dog en prisændring og venter. HubSpot skriver på sin egen produktside for billing, at funktionerne indtil 1. april 2027 er sat til en introduktionsværdi på 0 credits, og at de derefter overgår til en credit-baseret model. Hvad taksterne bliver, er ikke offentliggjort pr. september 2026. Bygger I jeres fakturaflow på HubSpot nu, bør I regne med, at der kommer en pris på funktionen inden april 2027.

Sædemodellen er den anden omkostning, folk overser. Fakturaer kan kun oprettes og redigeres af brugere med et Core seat eller et hub-seat, og opsætningen kræver en Super Admin. Har bogholderen i dag kun brug for at se tal, koster det alligevel et betalt sæde at lade hende sende fakturaerne.

Oveni kommer transaktionsgebyrerne. Danske virksomheder skal bruge Stripe, og HubSpot lægger et platformsgebyr på 0,75 procent oven på Stripes egne satser, fremgår det af HubSpots vejledning til Stripe som betalingsudbyder. Fra 3. august 2026 kan der desuden lægges skat på selve behandlingsgebyret afhængigt af land og momsstatus. Én Stripe-konto kan kun kobles til én HubSpot-portal, og det rammer koncerner med flere selskaber.

De hårde grænser er få, men konkrete. En Stripe-betaling skal overstige 0,50 USD eller tilsvarende i afregningsvalutaen. Et masse-download af fakturaer tager maksimalt 500 fakturaer pr. ZIP-fil. Antallet på en linje skal være et helt tal, hvis kunden skal kunne betale online, mens enhedsprisen tåler seks decimaler. Og fakturanummertælleren kan ikke nulstilles, når først den er sat i gang.

Den danske kontekst er den vigtigste begrænsning på hele siden. Erhvervsstyrelsen stiller krav om, at et digitalt standardbogføringssystem understøtter løbende registrering med bilag, fem års opbevaring, automatisk sikkerhedskopiering og afsendelse af elektroniske fakturaer i OIOUBL og Peppol BIS, og at systemet er optaget i styrelsens fortegnelse, før det markedsføres i Danmark. Kravene står i Erhvervsstyrelsens beskrivelse af krav til digitale standardbogføringssystemer. HubSpot står ikke i styrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer, hvor blandt andre e-conomic, Billy og Dynamics 365 Business Central har været optaget siden december 2023.

Konsekvensen i praksis er til at overskue. HubSpot må gerne sende fakturaen og tage imod pengene, men bilaget skal bogføres et andet sted, og skal I fakturere en offentlig kunde på et EAN-nummer, kan HubSpot ikke gøre det. Løsningen er en integration, og det er derfor ERP-integration næsten altid står på listen, når vi sætter fakturering op i HubSpot for en dansk kunde. Den indbyggede regnskabssynkronisering dækker som nævnt kun QuickBooks Online og Xero.

På databeskyttelse er billedet mere ligetil. HubSpot tilbyder EU-hosting, og for kunder på EU-datacenteret kan betalingsdata blive dirigeret gennem Stripes europæiske infrastruktur. Fakturaer indeholder navn, adresse og betalingshistorik, så de hører under jeres databehandleraftale og jeres sletteregler på lige fod med resten af CRM'et. Valutaen kan sættes til DKK, og de 25 procent moms kan lægges på som standardsats siden april 2026.

Kan det så betale sig? Har I under omkring 20 fakturaer om måneden, og sidder bogholderiet allerede godt i e-conomic, er svaret som regel nej: gevinsten er for lille til besværet med at holde to systemer i sync. Har I abonnementer, mange små fakturaer eller sælgere, der i dag venter på bogholderiet, tjener opsætningen sig hurtigt ind. Vi hjælper med at afgøre, hvilken af de to I er, og med at bygge koblingen til regnskabssystemet, når svaret bliver ja. Vores samlede overblik over HubSpot som platform viser, hvordan fakturering hænger sammen med resten.