Hvad er task queues i HubSpot?

Sådan virker task queues i HubSpot

Task queues bor på opgaveobjektet. Du opretter dem under CRM og Tasks, klikker Actions og derefter Manage queues, giver køen et navn og vælger en adgangstype. Derfra er køen både et felt, du kan sætte på enhver opgave, og et filter over opgavetabellen. HubSpots dokumentation for task queues beskriver dem nøgternt som grupperinger, der bruges til at filtrere opgaver, og den formulering er værd at holde fast i: en kø er organisering, ikke automatik.

Der er to veje ind i en kø. Enten vælger du køen i dropdownmenuen, når opgaven oprettes, eller også markerer du et antal eksisterende opgaver i tabellen, klikker Change queue og gemmer. Den anden vej er den, de fleste teams bruger i praksis, fordi opgaverne sjældent bliver oprettet med en kø i tankerne.

En detalje bliver misforstået igen og igen. Køen tvinger ikke en rækkefølge igennem. Rækkefølgen kommer fra den visning, du arbejder i, og fra sorteringen på forfaldsdato eller prioritet. Vil du have sælgeren til at tage det vigtigste først, skal du bygge visningen. Køen alene gør det ikke.

Adgang og tiers. Task queues følger med Sales Hub Starter, Professional og Enterprise samt Service Hub Starter, Professional og Enterprise. Har I kun de gratis CRM-værktøjer, kan I oprette opgaver, men ikke køer. Det er en af de mest konkrete grunde til, at et team på fire sælgere alligevel ender på Starter.

Grænsen er 20 køer pr. bruger i en konto. Det lyder rigeligt, indtil nogen begynder at oprette en kø pr. kampagne. Adgangstypen afgør, om køen er din egen eller delt med kolleger, og på en delt kø er det kun den, der har oprettet køen, eller en super admin, der kan redigere eller slette den. Den detalje betyder noget, inden en sælger går på barsel med tre delte køer bag sig.

Opgaven selv er et CRM-objekt med associationer, ikke en løs note. Den kan hænge på en kontakt, en virksomhed eller en deal, og den har en type, en prioritet og en forfaldsdato. Skriver du ordet call eller email i titlen, sætter HubSpot automatisk typen, hvilket både sparer klik og giver forkert kategoriserede opgaver, når en titel tilfældigvis indeholder et af ordene.

Automatisk oprettelse. Opgaver kan oprettes af workflows fra Professional og opefter, af sequences, som kræver Professional i Sales Hub eller Service Hub plus et tildelt Sales- eller Service-sæde, og som opfølgning på en logget aktivitet. Her sidder feltets største skuffelse: workflow-handlingen Create task kan sætte en ejer, men ikke en kø. Ønsket om at kunne vælge kø fra et workflow har ligget i HubSpots idéforum siden maj 2017 uden at være leveret. I praksis flytter nogen derfor opgaverne manuelt i bulk, eller også bygger I køen som en gemt visning i stedet.

Gentagne opgaver kræver et tildelt Core-, Sales- eller Service-sæde. En gentagen opgave bliver først genskabt, når den forrige er lukket, slettet eller overskredet, og det ændrer rytmen i en kø, der lever af faste intervaller.

Sales workspace er den retning, HubSpot bevæger opgavearbejdet i. Guided execution samler opgaver, sequence-aktiviteter og guided actions i én kø med en aktivitetseditor og et record-preview ved siden af, og HubSpot beskriver det som en beta, en super admin skal slå til. Det kræver Sales Hub Professional eller Enterprise og et tildelt Sales-sæde. Klassiske task queues består, men de bliver ét spor blandt flere i sales workspace.

Det, der typisk går galt. Tre fejl går igen. Køer oprettes pr. kampagne i stedet for pr. arbejdsrytme, og efter et halvt år står der 14 køer, ingen bruger. Køen bruges som erstatning for ejerskab, så ingen opgave har en rigtig ejer, og intet kan rapporteres på. Og der bygges ingen visning pr. kø, så sælgeren stadig sidder og sorterer manuelt hver morgen.

Vi hjælper danske B2B-teams med at sætte task queues op, så de passer til den måde, sælgerne faktisk arbejder på: hvilke køer der skal findes, hvilke visninger der hører til dem, og hvad der i stedet bør automatiseres med workflows og sequences. Har I allerede køer, ingen bruger, rydder vi op og fjerner dem, der ikke tjener et formål. Skriv til os, så gennemgår vi jeres opsætning sammen.

Hvad danske B2B-teams bruger task queues til

Vi bygger næsten altid køerne ud fra, hvordan dagen ser ud for den, der skal bruge dem, og ikke ud fra hvordan marketing tænker kampagner. De syv mønstre herunder dækker det meste af det, vi møder hos danske B2B-kunder.

Den daglige opkaldsrunde
En kø pr. sælger eller pr. distrikt, der fyldes op ugentligt og tømmes dagligt. Opgaverne oprettes typisk i bulk fra en liste over kontakter med en bestemt lifecycle stage, og HubSpots vejledning til oprettelse af opgaver beskriver, hvordan den bulk-oprettelse laver den samme opgave på tværs af de markerede records. Hos en grossist med seks sælgere og delt geografi giver en kø pr. landsdel den fordeling, et regneark ellers skulle holde styr på.

Opfølgning på formularudfyldelser
Et workflow opretter opgaven, når en kontakt henter et datablad, og en bulk-flytning lægger dagens opgaver i køen Nye leads. Et dansk softwarehus med to SDR'er kan køre den kø som det første om morgenen, netop fordi opgaven skal udføres inden for det første døgn for at være relevant.

Onboarding af nye kunder
I Service Hub bruges køen som tjekliste på tværs af kunder fremfor pr. kunde. Køen Onboarding uge 1 indeholder den samme type opgave for alle nye kunder, og den, der har tid, tager den næste. Det holder et fast onboarding-forløb kørende uden at bygge et projektværktøj ved siden af CRM'et.

Genaktivering af tabte deals
Deals, der blev lukket som tabt for 9 eller 12 måneder siden, samles i en kø en gang i kvartalet. Sælgeren har hele historikken på dealen foran sig, mens opkaldet tages, og det er forskellen på en relevant samtale og en kold. En rådgivningsvirksomhed kan køre runden i januar og august og lade køen stå tom resten af året.

Datavedligeholdelse før en kampagne
Kontakter uden telefonnummer eller uden branche samles i en kø, som en studentermedhjælper arbejder sig igennem. Det er kedeligt arbejde, og netop derfor egner det sig til en kø: fremdriften er synlig, og arbejdet kan deles mellem flere uden at to personer rammer den samme record.

Oplæring af nye sælgere
En ny sælger får sin egen kø de første to uger med opgaver, hvor konsekvensen af en dårlig samtale er lille. Salgschefen kan se, hvor langt hun er nået, uden at spørge, og køen tømmes og lukkes, når oplæringen er ovre.

Dækning ved ferie og sygdom
En delt kø gør det muligt at lægge en kollegas opgaver ind i fælles drift uden at ændre ejer på hver enkelt record. Husk begrænsningen: kun den, der oprettede den delte kø, eller en super admin kan redigere eller slette den, så opret den hellere i salgschefens navn end i sælgerens.

Fællesnævneren er, at køen bruges til arbejde, der gentager sig, og hvor rækkefølgen ikke er hellig. Skal opgaverne udføres i en bestemt rækkefølge med bestemte intervaller, er en sequence det rigtige værktøj, og køen bliver så det sted, sequence-opgaverne lander.

Alternativer, priser og begrænsninger

Task queues konkurrerer sjældent med et andet produkt. De konkurrerer med den måde, sælgerne allerede arbejder på, og med to eller tre funktioner inde i HubSpot selv. Herunder er de reelle alternativer med priser, hvor de er offentlige.

Sequences i HubSpot
En sequence sender en serie timede e-mails og opretter opgaver undervejs, og den automatiserer altså det, en kø kun organiserer. Til gengæld kræver den Professional i Sales Hub eller Service Hub og et tildelt Sales- eller Service-sæde. Hver sequence kan rumme 10 e-mailskabeloner, og ifølge HubSpots dokumentation for sequences kan du masse-tilmelde op til 50 kontakter ad gangen, hvorefter HubSpot sender højst tre e-mails i minuttet.

Guided execution og prospecting queue
I sales workspace samles opgaver, sequence-aktiviteter og guided actions i én kø, hvor opkaldsboksen kan åbne automatisk for hver post. Det er tættere på det, en dedikeret salgsplatform gør. Prisen er, at det kræver Sales Hub Professional eller Enterprise og et tildelt Sales-sæde, så for en Starter-konto er det ikke et alternativ.

Gemte visninger og filtre
Den billigste løsning er ofte slet ingen kø. En gemt visning på opgavetabellen med filter på ejer, forfaldsdato og type giver mange teams det samme overblik uden at indføre endnu et felt, der skal vedligeholdes. Vi anbefaler den vej til teams under tre sælgere.

Pipedrive
Pipedrive er bygget op om aktiviteter fremfor opgaver, og aktivitetslisten er produktets kerne snarere end en tilføjelse til CRM'et. Pr. september 2026 koster Lite 14 USD, Growth 39 USD, Premium 59 USD og Ultimate 79 USD pr. sæde om måneden ifølge Pipedrives prisside. Det er markant billigere end Sales Hub Professional, men I får hverken marketing-automatisering eller en fælles kontaktdatabase med marketing i det samme system.

Salesforce Sales Cloud
Task management indgår i alle editions, og det, HubSpot kalder køer, løses med Salesforce-køer og cadences. Pr. september 2026 koster Starter Suite 25 EUR, Pro Suite 100 EUR, Core 195 EUR, Advanced 395 EUR og Max 550 EUR pr. bruger om måneden på Salesforces prisside for Sales Cloud, hvor alt over Starter Suite faktureres årligt. Salesforce vinder på fleksibilitet i datamodellen, og det koster i opsætningstid og i licens allerede fra Core.

Salesloft og Outreach
De to platforme er specialiseret i præcis det, en kø gør: at holde en sælger i gang gennem en liste af kontakter. De lægger sig oven på et CRM fremfor at erstatte det. Ingen af dem har en offentlig prisliste, vi kan datere, så prisen skal forhandles, og I skal regne med et separat indkøb oven i HubSpot plus en integration, der skal vedligeholdes.

Hvor vinder HubSpot så? På sammenhængen. Opgaven ligger på den samme record som e-mailtråden, opkaldslogningen, dealen og marketings seneste udsendelse, og der er ingen synkronisering mellem to systemer, der kan gå i stykker klokken syv om morgenen. For et team, der allerede betaler for Sales Hub, koster køerne ikke en ekstra licens.

Svagheden er den automatiske fordeling. Et workflow kan oprette opgaven og sætte ejeren, men ikke lægge den i en kø, og der er ingen indbygget round robin-fordeling af opgaver ind i en delt kø. Kører I 300 opkaldsopgaver om dagen fordelt på otte SDR'er, er en dedikeret salgsplatform stadig det bedre valg, og det er en ærligere anbefaling end en HubSpot-opsætning, der skal holdes i live med manuelle bulk-flytninger hver morgen.

Tiers og priser pr. september 2026
Sales Hub Free koster 0 USD for op til to brugere og giver opgaver, men ikke køer. Starter starter på 7 USD pr. sæde om måneden ved årlig betaling og 20 USD ved månedlig. Professional starter på 90 USD pr. sæde om måneden ved årlig betaling, 100 USD ved månedlig, plus et engangsgebyr for onboarding på 1.500 USD. Enterprise starter på 150 USD pr. sæde om måneden med et onboarding-gebyr på 3.500 USD. Tallene står i USD på HubSpots prisside for Sales Hub, så jeres danske faktura afhænger af, hvilken valuta aftalen indgås i.

Sædemodellen overrasker de fleste. Køerne kræver et betalt abonnement fra Starter, gentagne opgaver kræver et tildelt Core-, Sales- eller Service-sæde, og guided execution kræver både Professional og et Sales-sæde. En medarbejder, der kun skal se opgaverne og ikke løse dem, kan derimod nøjes med et view only-sæde, som ikke koster ekstra.

De hårde grænser
Hver bruger kan oprette op til 20 task queues i en konto. På en delt kø kan kun opretteren eller en super admin redigere og slette. Masse-tilmelding til en sequence er begrænset til 50 kontakter ad gangen, og udsendelsen sker med højst tre e-mails i minuttet, hvilket i praksis sætter loftet for, hvor hurtigt en kø kan fyldes ad den vej.

For en dansk virksomhed er det vigtigste GDPR-spørgsmål, at en opgave ofte indeholder personoplysninger i klartekst: en note fra en samtale, en vurdering af en kontaktperson, et direkte telefonnummer. De noter er omfattet af indsigtsretten på lige fod med resten af CRM-data, og en delt kø, hvor alle kan læse alles noter, øger eksponeringen. Hosting kan ligge i EU, og ifølge HubSpots oversigt over datacentre tildeles nye betalende kunder en placering ud fra deres IP-adresse ved oprettelsen, mens eksisterende betalende kunder kan migrere til et andet datacenter uden beregning i kontoindstillingerne. Tjek hvilken region jeres konto står i, før I skriver noget under i en databehandleraftale.

Hvornår kan det så ikke betale sig? Er I under tre sælgere, eller sælger I projekter med få, lange forløb, hvor hver kunde alligevel har en fast ansvarlig, giver køerne mere administration end overblik. Så er en gemt visning og en aftale om, hvornår I kigger på den, nok. Skal køen omvendt bære den daglige rytme for otte eller ti sælgere, skal I afsætte reel tid til visninger, ejerskab og rapportering. Det gennemgår vi som en del af vores arbejde med HubSpot, og vi siger fra, når svaret er en gemt visning fremfor endnu en kø.