Hvad er et View-Only Seat i HubSpot? Adgang og pris

Sådan virker View-Only Seats i HubSpot

Et sæde og en bruger er ikke det samme i HubSpot. Brugeren er personen med login, sædet er den licens, personen får tildelt, og rettighederne er det tredje lag ovenpå. En konto kan have mange brugere, men det er sædetypen, der sætter loftet for, hvad de overhovedet kan komme til at gøre.

View-Only Seats er gratis og ubegrænsede på betalte konti i alle tiers. HubSpots egen dokumentation beskriver adgangen som retten til at se records, dashboards, kundedata og rapporter samt at filtrere rapporter, mens sædet udtrykkeligt ikke tillader at gemme rapporter, redigere records, ændre indstillinger eller administrere værktøjer. Detaljerne står i HubSpots dokumentation om håndtering af seats og fakturering.

Filtrering uden mulighed for at gemme er den grænse, folk oftest støder ind i. En view-only bruger kan åbne en eksisterende rapport, skifte datointerval og filtrere på ejer, men i det øjeblik hun vil have sin egen version liggende, er hun stoppet. Det samme gælder eksport af visse rapporttyper og opsætning af nye dashboards.

Rettighederne ligger oven på sædet. Permission sets er de genbrugelige rettighedspakker, en administrator kan tildele i stedet for at klikke felter af pr. bruger. De kræver Enterprise, der kan ligge op til 100 af dem på en konto, og en bruger får den maksimale adgang, kombinationen af sæde og sæt tillader. HubSpots vejledning i at oprette permission sets beskriver den logik.

Netop det samspil er den største faldgrube på gratis sæder. Permission sets kan i praksis ikke lægges på et View-Only Seat, og brugerne starter derfor med at kunne se alt, kontoen indeholder. En åben idé i HubSpots community fra august 2025 beskriver problemet præcist: rettighederne skal slås fra manuelt bruger for bruger, og glemmer man det, har en ekstern konsulent adgang til hele kundebasen. Skal en view-only bruger kun se sit eget forretningsområde, skal I altså sætte det op i hånden hver gang.

E-mail er den anden. Et View-Only Seat kan ikke forbinde en personlig indbakke, kan ikke bruge BCC-adressen til at logge mails, og nedgraderer I en bruger fra betalt sæde til view-only, stopper e-mail-logningen. Historikken bliver stående og kan læses, men der kommer ikke nye aktiviteter ind, før personen igen får tildelt et betalt sæde.

Ejerskab følger ikke sædetypen. En bruger på et View-Only Seat kan godt stå som ejer på kontakter, virksomheder og deals og kan tildeles i egne owner-properties. Det er nyttigt til en Key Account Manager, der er ejer på papiret, men i praksis får sine registreringer ind via en kollega eller en integration. Til gengæld kan personen ikke selv rette noget på de records, hun ejer.

Tildelingen sker under Indstillinger og Brugere og teams, og det kræver Super Admin eller rettigheden til at ændre fakturering. Sæder kan flyttes mellem brugere, og et Core Seat kan overdrages, hvis en medarbejder stopper. Går I den anden vej og vil fjerne et betalt sæde, kan kun sæder, der ikke er tildelt nogen, fjernes, ændringen træder først i kraft i næste faktureringsperiode, og I kan ikke komme under den minimumsforpligtelse, aftalen er indgået på.

På mobilen er billedet det samme. HubSpot-appen skjuler knappen til at logge et opkald for view-only brugere, mens kontaktoplysninger, virksomheder og deals kan slås op. Det er godt at vide, inden I giver sælgere i marken et gratis sæde og forventer, at de registrerer noget.

Endelig kan integrationer skrive på en view-only brugers vegne, fordi det ikke er brugerens login, der skriver, men en app med sit eget token, som en Super Admin har godkendt. Telefoni- og kalendersystemer bruger den mekanik til at logge aktivitet for brugere uden betalt sæde. Det virker teknisk, men det flytter kontrollen fra HubSpots rettighedsmodel over i en tredjepart, og den beslutning bør træffes bevidst.

Vi gennemgår jeres sædefordeling sammen med jer: hvem der reelt registrerer noget i HubSpot, hvem der kun har brug for at læse, og hvad I kan flytte til gratis View-Only Seats uden at bremse arbejdet. I får en konkret liste over brugere, der kan skifte sædetype, en beregning af hvad det betyder på årsbasis, og et forslag til, hvordan rettighederne skal begrænses manuelt, så et gratis sæde ikke bliver en åben dør til hele kundebasen. Send os jeres nuværende brugerliste, så tager vi den derfra.

Hvad danske B2B-teams bruger View-Only Seats til

Det gratis sæde bliver sjældent brugt strategisk. I de fleste konti, vi kommer ud i, er alle enten Super Admin eller helt uden adgang, og regningen bliver derefter. Herunder er de seks anvendelser, der oftest giver en besparelse, det er værd at tale om.

Ledelse og bestyrelse med adgang til tallene
Direktion, CFO og bestyrelsesmedlemmer skal se pipeline, forecast og omsætning, ikke røre den. De får et View-Only Seat og adgang til de dashboards, salgsledelsen vedligeholder. En dansk produktionsvirksomhed med fem sælgere kan på den måde give syv ledelsespersoner adgang til de samme tal uden at lægge en krone til abonnementet.

Økonomi og bogholderi
Bogholderiet skal typisk kunne slå en deal op og se, hvad der er aftalt, når fakturaen skal stemme. Sædet giver læseadgang til deals og tilhørende ordrelinjer, og en Super Admin kan oven i købet give faktureringsadgang til den, der skal håndtere HubSpot-abonnementet. Det er den ene undtagelse, hvor et gratis sæde faktisk får lov til at røre noget administrativt.

Kundeservice og teknikere uden CRM-arbejde
Medarbejdere, der bare skal kunne se, hvem kunden er, og hvad der er aftalt, inden de tager telefonen eller kører ud, har ikke brug for et betalt Service Seat. En installatørvirksomhed med tolv montører kan give dem alle læseadgang til virksomheds- og ticket-historik, mens de fire på kontoret, der faktisk opdaterer sager, har betalte sæder.

Eksterne konsulenter og bureauer under evaluering
Skal et bureau se, hvordan jeres opsætning ser ud, inden de giver et tilbud, koster det ingenting at give dem et View-Only Seat. Husk, at rettighederne skal begrænses manuelt, netop fordi permission sets ikke kan bruges her, og at sædet fjernes igen, når opgaven er slut.

Onboarding af nye medarbejdere
En ny sælger kan starte på et gratis sæde i de første uger, følge med i pipeline og læse, hvordan kollegerne skriver til kunderne, og først få et Sales Seat, når hun skal begynde at arbejde selv. På et Sales Hub Professional-abonnement er det 90 USD sparet pr. måned pr. person, der endnu ikke er i gang.

Faglige funktioner uden salgs- eller serviceansvar
Produktchefer, jurister og indkøbere har ofte brug for at slå en kunde eller en aftale op få gange om måneden. Det er den klassiske situation, hvor et betalt sæde bliver købt af vane og aldrig bliver brugt til andet end opslag.

Fællesnævneren er enkel nok: skal personen registrere noget, skal hun have et betalt sæde. Skal hun kun vide noget, kan hun nøjes med det gratis. Den gennemgang tager en time på en konto med tredive brugere, og den er som regel den hurtigste besparelse, der findes i en HubSpot-aftale.

Alternativer, priser og begrænsninger

View-Only Seat er ikke det eneste svar på behovet for læseadgang, og det er ikke altid det bedste. Herunder er de alternativer, vi oftest sammenligner med, efterfulgt af det, sædet konkret koster, kræver og ikke kan.

Core Seat i HubSpot
Det betalte grundsæde giver skriveadgang til de produkter, kontoen abonnerer på, og er det oplagte valg, så snart en bruger skal registrere noget. Pr. september 2026 oplyser HubSpots prisside for Sales Hub Starter til 7 USD pr. sæde pr. måned ved årlig betaling mod 20 USD i normalpris, Professional til 90 USD ved årlig betaling mod 100 USD i normalpris, og Enterprise til 150 USD pr. sæde pr. måned. Læs mere om forskellen på Core Seat og de øvrige sædetyper.

Dynamics 365 Team Members
Microsofts svar på samme behov er en billig, men ikke gratis, licens til medarbejdere, der primært skal læse. Den koster omkring 8 USD pr. bruger pr. måned og giver læseadgang til data plus ret til at oprette og redigere kontakter, aktiviteter og noter, altså mere end HubSpots gratis sæde. Til gengæld koster de fulde licenser mere: Microsofts prisside for Dynamics 365 Sales oplyser pr. september 2026 Professional til 65 USD, Enterprise til 105 USD og Premium til 150 USD pr. bruger pr. måned ved årlig betaling.

Salesforce Sales Cloud
Salesforce har ingen gratis læselicens på prissiden. Skal en controller kunne se pipeline, skal hun som udgangspunkt have en licens som alle andre, og Salesforces egen prisoversigt for Sales Cloud lister pr. september 2026 Starter Suite til 25 USD, Pro Suite til 100 USD, Core til 195 USD og Advanced til 395 USD pr. bruger pr. måned ved årlig betaling. Det er tit den post, der vender regnestykket, når en dansk virksomhed på tyve medarbejdere stiller de to platforme op mod hinanden.

Pipedrive
Det billigere alternativ i den anden ende af markedet har heller ikke et gratis læsesæde. Pipedrives prisside oplyser pr. september 2026 Lite til 14 USD, Growth til 39 USD, Premium til 59 USD og Ultimate til 79 USD pr. sæde pr. måned ved årlig betaling, og alle brugere tæller med. Til en salgsorganisation på seks personer uden læsende tilskuere er det stadig billigere end HubSpot Professional, men fordelen forsvinder i takt med, at ledelse og økonomi skal med.

Eksport til Power BI eller et regneark
Alternativet uden licenser er at trække data ud og vise dem et andet sted. Det virker til faste månedstal, og mange danske virksomheder har alligevel Power BI via Microsoft 365. Prisen er, at tallene er et øjebliksbillede, at nogen skal vedligeholde eksporten, og at data nu ligger to steder med de GDPR-forpligtelser, det giver.

En integration, der skriver på brugerens vegne
Telefoni- og mødeværktøjer kan logge aktivitet i HubSpot via deres eget API-token, så en medarbejder på gratis sæde alligevel får registreret opkald. Det er en reel besparelse på papiret, men det betyder også, at rettighedsstyringen delvis flytter ud af HubSpot, og at I skal holde øje med, hvad app'en må skrive.

HubSpot vinder på ét punkt, som de tre andre platforme ikke matcher: gratis og ubegrænset læseadgang til hele CRM'et. Det gør i øvrigt prissammenligninger mellem HubSpot og Salesforce eller Pipedrive skæve, hvis I kun tæller de betalte sæder. Til gengæld er sædet stift. Dynamics' Team Members-licens tillader trods alt at skrive en note eller oprette en kontakt, og det er ofte præcis det, en servicekoordinator har brug for. I HubSpot findes der ikke noget mellemniveau mellem "må se alt" og "må redigere alt".

Prismæssigt er regnestykket enkelt. View-Only Seats koster nul, uanset hvor mange I opretter, og de findes på Starter, Professional og Enterprise. Det, der koster, er de betalte sæder oven på abonnementet, og oveni kommer engangsbeløbene til onboarding, som HubSpot pr. september 2026 oplyser til 1.500 USD for Professional og 3.500 USD for Enterprise. Marketing Hub følger en anden logik og prissættes efter marketing contacts frem for sæder, så en marketingmedarbejder, der kun skal læse, kan sagtens sidde på et gratis sæde uden at det påvirker marketingregningen. Vi har samlet hele modellen på siden om seat-based pricing.

Administrativt kræver det en Super Admin eller en bruger med faktureringsrettigheder at tildele sæder, og det er værd at lægge fast, hvem det er, inden kontoen vokser. Vi anbefaler, at I gennemgår sædetildelingen en gang i kvartalet og altid ved en opsigelse, både fordi et ubrugt betalt sæde er ren udgift, og fordi et glemt view-only sæde er en åben dør.

Grænserne bør ligge fast, før I planlægger noget omkring sædet. Der kan ikke gemmes rapporter, ikke oprettes dashboards, ikke redigeres records, ikke logges e-mail eller opkald og ikke ændres indstillinger. Sædet kan ikke kombineres med Super Admin, permission sets kan ikke bruges til at forudkonfigurere adgangen, og der er ingen indbygget måde at give en view-only bruger adgang til kun ét forretningsområde. Alt det skal sættes op manuelt pr. bruger.

I dansk og EU-sammenhæng er placeringen af data det første spørgsmål, der plejer at komme. HubSpot driver et EU-datacenter i Tyskland, og kontoens datacenter tildeles ud fra IP-adressens geolokation, da abonnementet blev oprettet, mens betalende kunder kan få det ændret. HubSpots FAQ om cloud-infrastruktur og datahosting beskriver både regionerne og de tilfælde, hvor behandling alligevel kan ske uden for jeres region via underdatabehandlere og support.

Det andet spørgsmål er rettighedsstyring, og her er det gratis sæde faktisk et GDPR-redskab. Når en medarbejder kun skal kunne se og ikke ændre, er et View-Only Seat den enkleste måde at holde adgangen nede på det nødvendige. Datatilsynets vejledning om rettighedsstyring lægger vægt på, at adgange skal tildeles efter behov og følges op løbende, og det er præcis den øvelse, der falder fra hinanden, hvis alle får Super Admin, fordi det er hurtigst.

Der er også situationer, hvor sædet ikke kan betale sig. Er I under fem brugere, og skal alle registrere noget, sparer I ingenting og komplicerer bare opsætningen. Skal en medarbejder skrive blot to noter om måneden, ender I med et arbejdsflow, hvor en kollega taster for hende, og det koster mere i tid end et betalt sæde koster i licens. Og har I brug for at give mange eksterne parter en snæver, kontrolleret adgang, er et View-Only Seat det forkerte værktøj, fordi rettighederne skal sættes i hånden hver gang.

Vores erfaring fra danske HubSpot-konti er, at fordelingen mellem betalte og gratis sæder næsten aldrig er lavet bevidst efter den første implementering, og at en gennemgang typisk frigør mellem to og seks betalte sæder. Vil I have et konkret bud på, hvordan jeres egen sædefordeling bør se ud, kan I læse mere om vores arbejde med HubSpot og tage fat i os med jeres nuværende brugerliste.