Forbedret intern koordinering og strømlinede processer er afgørende for enhver virksomheds succes. Med den seneste opdatering til Zoho CRM's iOS-app introduceres Team-moduler, en funktion designet til at bringe teams' specifikke arbejdsgange direkte ind i jeres CRM-system.

Hvad er et Team-modul?

I et CRM-system er et modul en dedikeret sektion til at håndtere specifikke informationstyper, såsom Leads, Kontakter og Salgsmuligheder. Disse standardmoduler er typisk tilgængelige for hele organisationen.

Et Team-modul er derimod et brugerskabt og brugerstyret modul, der er skræddersyet til at håndtere arbejdsopgaver, som ikke nødvendigvis passer ind i de traditionelle CRM-kategorier. I modsætning til standardmoduler, som administreres centralt af en CRM-administrator, styres et Team-modul fuldt ud af en dedikeret Team-modul-administrator. Dette giver de enkelte teams autonomi til at digitalisere og administrere deres egne processer.

Hvorfor bruge Team-moduler?

Team-moduler forenkler interne processer ved at:

• Integrere teams' unikke arbejdsgange og processer direkte i CRM-systemet.
• Fremme samarbejde mellem interne brugere.
• Gøre det muligt for "anmodere" (f.eks. receptionister eller sælgere) at indsende og spore opgaver uden at have fuld adgang til selve modulet.

Et praktisk eksempel: Zylker Cakes

Forestil dig en virksomhed som Zylker Cakes, der bruger Zoho CRM til at håndtere kundeordrer. Førhen foregik koordineringen mellem reception, køkken og leveringsteam via opkald, beskeder og separate regneark. Dette førte ofte til forsinkelser, misforståelser og manglende overblik i realtid.

Udfordringen: Manglende synkronisering mellem teams, da køkken- og leveringsteams sporede ordrer uden for CRM-systemet. Receptionen manglede indsigt i ordrestatus, hvilket resulterede i ineffektiv kommunikation.

Løsningen: Ved at implementere Team-moduler for både køkken- og leveringsteamet kunne Zylker Cakes integrere disse teams direkte i ordreprocessen i deres CRM-løsning fra Zoho. Receptionen blev tildelt rollen som "anmoder" og kunne nu oprette opgaver direkte til køkkenet. Når en ordre var klar, oprettede receptionen en ny anmodning til leveringsteamet.

Resultatet: Overleveringer blev klare og sporbare. Alle teams fik adgang til realtidsopdateringer, hvilket eliminerede behovet for konstante opkald og beskeder. Processen blev hurtigere, og risikoen for fejl blev markant reduceret.

Hvordan bruges Team-moduler i iOS-appen?

Hvis du er blevet tilføjet som bruger til et Team-modul, vil det være synligt og tilgængeligt i din Zoho CRM iOS-app, ligesom alle andre moduler.

Adgang til et Team-modul

1. Åbn Zoho CRM-appen på din iOS-enhed.
2. Tryk på "Mere"-ikonet i bunden af skærmen.
3. Vælg det relevante Team-modul fra listen.

Bemærk: Sørg for at have valgt det korrekte "Teamspace" for at se de tilknyttede moduler.

Opret en anmodning (for Requesters)

Brugere med rollen "Requester" kan nemt indsende anmodninger til et team direkte fra mobilen. Dette er ideelt for teams, der har brug for at anmode om en handling fra et andet team, som i eksemplet med receptionen hos Zylker Cakes.

1. Tryk på "Mere"-ikonet.
2. Vælg "Mine anmodninger" (My Requests).
3. Vælg det Team-modul, du vil sende en anmodning til.
4. Tryk på plus-ikonet for at oprette en ny anmodning.
5. Udfyld de nødvendige oplysninger og gem.

Anmodere kan efterfølgende følge status på deres anmodninger, hvis de har fået tilladelse til det.

Hvem kan bruge Team-moduler?

Adgangen til Team-moduler styres via specifikke brugerroller, som definerer, hvad den enkelte bruger kan gøre:

• Admin: Kan se, oprette, redigere og slette poster samt administrere brugere i modulet.
• Managers: Kan se, oprette, redigere og slette alle poster i teamets modul.
• Members: Kan se alle poster, men kun oprette, redigere og slette egne poster.
• Participants: Kan se, oprette, redigere og slette egne poster.
• Requesters: Kan oprette og spore egne anmodninger via fanen "Mine anmodninger" uden at have adgang til selve team-modulet.