Hvad er e-signature i HubSpot? Underskrift og priser

Sådan virker e-signature i HubSpot

Funktionen er bundet til ét objekt. Du kan ikke sende en vilkårlig PDF til underskrift fra HubSpot, sådan som du kan i Docusign eller Penneo. Du kan sende et tilbud, altså en quote, og kun det. Vil du have en ansættelseskontrakt eller en databehandleraftale underskrevet, ligger den uden for værktøjet. HubSpot beskriver rammerne i HubSpots dokumentation for e-signature på tilbud, og den begrænsning er værd at forstå, før I planlægger et flow omkring den.

Under motorhjelmen er det Dropbox Sign, der udfører signeringen og fører revisionssporet. I køber ikke en Dropbox Sign-konto og administrerer ikke noget dér. Det betyder også, at de funktioner Dropbox Sign sælger separat, for eksempel avancerede og kvalificerede signaturer med video-ID, ikke følger med ind i HubSpot. I får det basale lag.

Signerer og medunderskriver. På tilbudsskabelonen placerer du et eller flere signeringsfelter. Modtageren er den eksterne underskriver, og medunderskriveren er typisk en person hos jer, der skal godkende bagefter. Medunderskriveren får en mail og kan skrive under enten inde i HubSpot eller via det delte tilbudslink. En underskriver kan også videresende opgaven til en kollega, og både den oprindelige og den nye underskriver får besked om det, hvilket er praktisk, når indkøb sender videre til direktionen.

Identitetsverifikation er valgfri. Slår I den til, skal underskriveren bekræfte sin mailadresse, før dokumentet åbnes, og har derefter en time til at gøre signeringen færdig. Indstillingen ligger under Settings, Objects, Quotes og fanen E-signature, som beskrevet i HubSpots vejledning til opsætning af quotes. HubSpot gjorde verifikationen valgfri i maj 2025, netop fordi ekstra trin koster konverteringer midt i en købsproces. Vær opmærksom på afsenderadressen: den skal være en team-mail, ellers sendes verifikationsmailen fra success@hubspot.com, hvilket ser mærkeligt ud på et dansk tilbud.

Selve underskriften laves ved at tegne med musen, skrive navnet som tekst eller uploade et billede af en underskrift. Der er ingen MitID, ingen BankID og ingen NemLog-in. Juridisk er det en simpel elektronisk signatur efter eIDAS, og den er gyldig som bevis i en almindelig B2B-aftale. Men den binder ikke identiteten til en verificeret person på samme måde som en MitID-signering gør, og det er forskellen, der afgør, om HubSpot kan stå alene hos jer.

Kvoterne. Professional giver 25 underskrifter pr. bruger pr. måned, Enterprise giver 50. Tallene er en fælles pulje på tværs af alle brugere med et tildelt Revenue Hub-sæde, ikke en individuel grænse. To Professional-sæder giver altså 50 underskrifter om måneden til deling, og fem Enterprise-sæder giver 250. Puljen nulstilles hver måned og kan ikke spares op.

Når alle har skrevet under, sker der flere ting på én gang. Tilbuddet markeres som accepteret, kunden modtager en signeret kopi, og har I slået automatisk kontraktoprettelse til, dannes kontrakten samtidig. Kører I også betalinger i HubSpot, genereres faktura og betalingslink, så kunden kan gå direkte fra underskrift til betaling uden at skifte system.

Tilbuddets udløbsdato styrer, hvor længe linket virker. Standardvinduet kan sættes fra 1 til 365 dage. Trækker du et tilbud tilbage eller lader det udløbe og sender det igen, tæller den nye afsendelse som endnu et forbrug i kvoten. Det lyder småt, men i et team, der reviderer tilbud tre gange undervejs, æder det hurtigt af de 25.

To hårde grænser i selve dokumentet. En tilbuds-PDF over 40 MB kan ikke altid verificeres eller underskrives, hvilket rammer skabeloner med store billeder eller indsatte produktark. Og hyperlinket tekst fjernes fra den PDF, kunden downloader, så står jeres handelsbetingelser bag et pænt link, forsvinder de. Skriv den fulde URL i teksten i stedet.

De fejl, vi oftest ser i opsætningen, er banale. Sælgere tester flowet på rigtige tilbud og bruger kvote på det. Afsenderadressen bliver aldrig sat til en team-mail. Og nogen lover et internt team, at HubSpot kan håndtere alle virksomhedens underskrifter, hvorefter det viser sig, at HR og jura skal bruge noget helt andet. Afklar rækkevidden først, så bliver resten ligetil.

Vi hjælper danske B2B-virksomheder med at få tilbudsprocessen til at hænge sammen i HubSpot: skabeloner, der ser ud som jeres, signeringsfelter og medunderskrivere sat rigtigt op, workflows, der følger op på tilbud, der bliver liggende, og en ærlig vurdering af, om jeres kvote holder, eller om I skal have et MitID-værktøj ved siden af. Skriv til os, så kigger vi på jeres nuværende flow og siger, hvad der kan flyttes ind i HubSpot, og hvad der ikke kan.

Hvad danske B2B-teams bruger det til

Værdien ligger sjældent i selve underskriften. Den ligger i, at tilbuddets status ændrer sig af sig selv, og at alt det, der plejer at ske manuelt bagefter, kan hænges op på den ændring. Her er de anvendelser, vi oftest bygger for danske kunder.

Standardtilbud, der lukkes samme dag
Tilbud under en vis beløbsgrænse sendes med ét signeringsfelt og ingen medunderskriver. Et typisk setup hos en produktionsvirksomhed med et bredt reservedelssortiment er en grænse ved 50.000 kroner: sælgeren bygger tilbuddet på dealen, sender det inden frokost, og kunden kan have skrevet under, før dagen er omme.

Intern godkendelse før afsendelse
Medunderskriverfeltet bruges som godkendelsestrin. Overstiger en quote en aftalt rabatgrænse, sættes salgschefen på som medunderskriver, så tilbuddet først er endeligt, når hun har godkendt. Det giver et revisionsspor på rabatter uden at bygge et separat godkendelsesflow.

Fornyelse af abonnementer
Et softwarehus kan sende fornyelsestilbud 60 dage før udløb med et workflow, der trigger på abonnementets slutdato. Kunden skriver under på uændrede vilkår med to klik, og fornyelsen lander som en ny deal i pipelinen i stedet for at blive glemt i en mailtråd.

Tillæg til rammeaftaler
Har I en rammeaftale i forvejen, kan de enkelte træk sendes som tilbud til underskrift, mens hovedaftalen ligger underskrevet et andet sted. En rådgivningsvirksomhed kan på den måde få en enkelt underskrift på hver ny opgave under en løbende aftale, hvor det ellers ville have været en mail med et ja.

Underskrift og betaling i samme forløb
Med betalinger slået til går kunden fra underskrift til faktura uden mellemled. Det betyder mest for virksomheder, der sælger forudbetalte ydelser, kurser eller mindre licensaftaler, hvor tiden mellem accept og betaling ellers er tiden, hvor tvivlen melder sig.

Måling af hvor tilbud dør
Fordi status skifter automatisk, kan I rapportere på, hvor mange tilbud der bliver åbnet uden at blive underskrevet, og hvor lang tid der går fra afsendelse til underskrift. Det er som regel den måling, der flytter opfølgningen: ligger jeres gennemsnit på 11 dage hos kunden, rammer et opkald på dag 14 for sent.

Oprydning i tilbudsversioner
Fordi hvert tilbud er en record og ikke en fil på et drev, er der altid ét gældende dokument. Det lyder trivielt, indtil I har prøvet at finde ud af, hvilken af fire PDF'er kunden faktisk skrev under på. Kombineret med CPQ og faste skabeloner får I versionsstyring, uden at nogen skal huske noget.

Fællestrækket er, at underskriften bliver en hændelse i CRM'et frem for en fil i en indbakke. Det er derfor gevinsten sjældent er tid sparet på selve signeringen, men færre tilbud, der bliver liggende, fordi ingen kunne se, hvem bolden lå hos.

Alternativer, priser og begrænsninger

HubSpots e-signature virker fint til det, den er lavet til. Den reelle beslutning er, om den dækker alle jeres underskrifter eller kun tilbuddene, og hvad resten så skal koste ved siden af. Her er de løsninger, danske virksomheder oftest stiller op mod den.

Penneo Sign
Dansk leverandør med MitID og BankID som kerne, udbredt i revisions- og rådgivningsbranchen. Styrken er identiteten: modtageren underskriver med MitID, så der er ingen tvivl om, hvem der har skrevet under. Svagheden i forhold til HubSpot er, at tilbuddet ikke bygges i CRM'et, så I får to systemer og en integration imellem. Pr. september 2026 starter Penneos prisliste for Penneo Sign på 899 DKK pr. måned for Sign Essential med 500 underskrifter om året, og 1.499 DKK pr. måned for Sign Plus.

Addo Sign fra Visma
Nordisk løsning med MitID, e-Boks-udsendelse og ubegrænset antal brugere på alle pakker, hvilket gør den billig i teams, hvor mange sender få dokumenter. Den er stærkere end HubSpot på dokumenttyper og identitet, svagere på at hænge sammen med en deal. Pr. september 2026 viser Addo Signs egen prisoversigt 18 EUR om måneden for 10 signeringer, 74 EUR for 50 og 134 EUR for 100, med ekstra signeringer fra 1,20 EUR stykket.

Docusign
Den internationale standard, og den løsning jeres udenlandske modpart oftest selv foreslår. Bred understøttelse af dokumenttyper og workflows. Til gengæld er CRM-integrationen ikke med i de billige pakker. Pr. september 2026 koster Docusigns eSignature-abonnementer 30 USD pr. bruger pr. måned for Standard og 45 USD for Business Pro ved årlig betaling, begge med 100 kuverter pr. bruger pr. år, mens integrationer til CRM-systemer kræver en aftale med deres salg.

PandaDoc
Kombinerer dokumentopbygning, underskrift og betaling og har en tovejsintegration til HubSpot, som mange bruger, når tilbuddene er for komplekse til HubSpots egne skabeloner. Prisen er 19 USD pr. bruger pr. måned for Starter og 49 USD for Business ved årlig betaling pr. september 2026, og CRM-integrationen ligger på Business-niveauet, ikke i Starter.

Dropbox Sign direkte
Fordi HubSpot i forvejen kører på Dropbox Sign, er det værd at vide, hvad I får ved at købe det selv. Dropbox Sign understøtter alle tre eIDAS-niveauer, og til kvalificerede signaturer bruger de video-identifikation gennem IDnow og certifikater fra Namirial, som beskrevet i Dropbox Signs gennemgang af kvalificerede elektroniske signaturer. Det lag findes ikke i HubSpot-integrationen.

Regnestykket falder ud til HubSpots fordel, når underskriften er sidste trin i et salg, I allerede kører i HubSpot: ingen ekstra licens, ingen synkronisering, og statusskiftet kan trække resten af processen med sig. Den taber, så snart underskrifterne handler om andet end tilbud, når volumen overstiger kvoten, eller når modparten forventer MitID. Skal I have ansættelseskontrakter, generalforsamlingsreferater eller aftaler med offentlige kunder underskrevet, er HubSpot ikke svaret, og det er der ingen opsætning, der laver om på.

Adgangen følger tilbudsværktøjet. E-signature kræver Revenue Hub Professional eller Enterprise, det produktområde, der tidligere hed Sales Hub, og findes hverken i den gratis udgave eller i Starter. Pr. september 2026 koster Revenue Hub Professional 85 USD pr. sæde pr. måned ved årlig binding og 95 USD ved månedlig betaling, mens Enterprise ligger på 140 USD pr. sæde pr. måned, ifølge HubSpots prisside for Revenue Hub. Oven i abonnementet kommer der typisk et engangsgebyr for onboarding på begge niveauer, og prisen er pr. sæde, ikke pr. konto.

Sædemodellen betyder noget for kvoten. Underskrifterne følger de brugere, der har fået tildelt et betalt Revenue Hub-sæde, og lægges i en fælles pulje. Kolleger med view-only-adgang tæller ikke med og kan ikke sende tilbud til underskrift. Har I to sælgere på Professional, har hele virksomheden 50 underskrifter om måneden, uanset hvor mange brugere der ellers er i portalen.

De hårde grænser er dermed tre: 25 eller 50 underskrifter pr. bruger pr. måned afhængigt af tier, 40 MB på tilbuds-PDF'en, og kun quote-objektet som dokumenttype. Ingen af dem kan hæves med en indstilling. Genudsendelse af et tilbagekaldt eller udløbet tilbud tæller som nyt forbrug, så et team, der forhandler i flere runder, rammer loftet hurtigere end regnestykket antyder. Læg 20 til 30 procent oven i jeres forventede antal tilbud, når I vurderer, om kvoten holder.

Juridisk og for danske forhold er det vigtigste at forstå eIDAS-trappen. Forordningen skelner mellem simple, avancerede og kvalificerede elektroniske signaturer, og HubSpot leverer det simple niveau. En simpel signatur er gyldig og kan bruges som bevis i en almindelig kommerciel aftale mellem to virksomheder, men bevisbyrden ligger tungere hos jer, hvis modparten senere bestrider, at det var hende, der skrev under. Ved aftaler med højere risiko, længere løbetid eller offentlige modparter er MitID-signering det, der forventes i Danmark, og det kræver et af værktøjerne ovenfor.

Datalokation er den anden ting, jeres it-funktion vil spørge om. HubSpot driver datacentre i EU med placering i Tyskland foruden USA, Canada og Australien, og portalen tildeles automatisk et datacenter ud fra IP-adressen ved oprettelsen, hvorefter betalte konti kan flytte det. Detaljerne står i HubSpots FAQ om cloud-infrastruktur og datahosting, som også noterer, at analyse- og forbrugsdata overføres til USA uanset hosting. Det er værd at have med i en databehandleraftale, ikke som en showstopper, men som en oplysning, I skal kunne give.

Arkivering er en tredje detalje, der ofte overses. Den signerede PDF ligger på tilbudsrecorden i HubSpot og kan hentes derfra, men HubSpot er ikke et dokumentarkiv med opbevaringspolitikker. Har I krav om systematisk opbevaring af underskrevne aftaler i en fast periode, skal den signerede fil videre til det system, der ejer arkivet, typisk gennem et workflow eller en integration til jeres ERP eller dokumenthåndtering.

Der er tre situationer, hvor investeringen ikke holder. Sender I under en håndfuld tilbud om måneden, er Professional en dyr måde at få e-signature på, og et enkeltstående signeringsværktøj til 899 DKK om måneden er billigere. Hvis underskrifterne primært er noget andet end salgstilbud, køber I alligevel et separat værktøj, og så er HubSpots funktion en bonus frem for en begrundelse. Og hvis MitID er et krav fra jeres kunder, skal I ikke bruge tid på at forhandle jer uden om det. Er I i tvivl om, hvor grænsen går i jeres opsætning, gennemgår vi den gerne som del af et HubSpot-samarbejde, hvor vi ser på tilbudsflow, kvoter og hvilke aftaler der skal signeres et andet sted.