Skip to content
Kontakt os
Search icon
Kontakt os
HubSpot Nyheder / Support Macros til hurtigere ticketbehandling

Support Macros til hurtigere ticketbehandling

Lær hvordan Support Macros i HubSpot Service Hub giver dit supportteam mulighed for at besvare tickets hurtigere med automatiserede handlinger og svar.

Kontakt en konsulent
Support Macros til hurtigere ticketbehandling
Frame 4
Frame 3
Frame 2
Frame 1
Frame 5
Support Macros til hurtigere ticketbehandling
HUBSPOT NYHEDER

Hvad betyder Support Macros for din hverdag?

For den enkelte supportmedarbejder betyder Support Macros at de mest gentagne arbejdsgange nu kan klares med ét klik. Forestil dig en typisk situation: en kunde skriver ind med et faktureringsspørgsmål. Medarbejderen skal sende et standardsvar, ændre ticketstatus til "afventer kunde", tildele sagen til faktureringsafdelingen og opdatere prioriteten. Tidligere krævede dette fire separate handlinger. Med en macro sker det hele simultant.

Den praktiske konsekvens er markant tidsbesparelse i løbet af en arbejdsdag. Hvis et supportteam håndterer hundredvis af tickets dagligt, og hver ticket sparer 30 til 60 sekunder i manuelle trin, løber besparelsen hurtigt op. Det frigiver tid til at håndtere mere komplekse sager grundigt og giver medarbejderne en bedre arbejdsdag med færre repetitive opgaver.

Ensartethed er en anden vigtig fordel. Når alle medarbejdere bruger de samme macros, sikrer I at kommunikationen med kunderne følger virksomhedens tonefald og standarder. Det reducerer risikoen for fejl og glemte opfølgningshandlinger, hvilket i sidste ende styrker kundetilfredsheden.

Macros kan desuden kobles til workflows, så en macro ikke blot udfører de umiddelbare handlinger, men også igangsætter mere komplekse automatiseringer bagefter. For eksempel kan en macro der lukker en ticket, samtidig trigge et workflow der sender en kundetilfredshedsundersøgelse to dage senere.

Kontakt en konsulent

Sådan bruger du Support Macros i praksis

Opsætningen af Support Macros foregår i HubSpots help desk indstillinger. En administrator opretter macros ved at definere en forudskrevet besked samt de opfølgningshandlinger der skal udføres, når macroen aktiveres. Handlingerne kan omfatte ændring af ticketstatus, tildeling af ny ejer, opdatering af prioritet, tilføjelse af tags og igangsætning af tilknyttede workflows.

Når en medarbejder sidder i svareditoren på en ticket, klikker vedkommende på Macros rullemenuen og vælger den relevante macro. Beskedteksten indsættes automatisk, og medarbejderen kan redigere den inden afsendelse, hvis det er nødvendigt. Når beskeden sendes, udføres alle de konfigurerede handlinger simultant, og eventuelt tilknyttede workflows aktiveres automatisk.

Det anbefales at starte med de mest almindelige supportscenarier i jeres organisation. Identificér de fem til ti mest gentagne typer henvendelser og opret en macro for hver. God navngivning er vigtigt, så medarbejderne hurtigt finder den rigtige macro i en travl hverdag. Læs mere om opsætningen i HubSpot Knowledge Base.

Husk at revidere jeres macros løbende. Efterhånden som jeres supportprocesser udvikler sig, bør macros opdateres så de fortsat afspejler de korrekte workflows og beskedskabeloner. En kvartalsvis gennemgang er en god praksis for at holde dem aktuelle og effektive.

Hvem får adgang og hvornår?

Support Macros er tilgængelige for kunder med Service Hub Professional og Service Hub Enterprise. Det betyder at virksomheder der allerede har investeret i HubSpots professionelle eller enterprise serviceniveau, kan tage funktionen i brug med det samme uden yderligere omkostninger. Funktionen kræver at help desk er aktiveret i portalen.

For virksomheder der i dag bruger Service Hub Starter eller den gratis version af HubSpot, kan Support Macros være en god grund til at overveje en opgradering. Besparelsen i arbejdstid og den forbedrede kundeservicekvalitet kan hurtigt retfærdiggøre investeringen, særligt for teams der håndterer et stort antal daglige henvendelser.

Macros er en del af HubSpots bredere satsning på at gøre help desk til en komplet supportløsning. Sammen med funktioner som avancerede help desk analyser og AI drevne svarsforslag, positionerer HubSpot sig stærkere end nogensinde som platform for kundeservice i vækst.

Relaterede HubSpot opdateringer

Support Macros er en del af en række forbedringer HubSpot har lanceret til serviceafdelingen. Help desk har gennemgået en betydelig modernisering med nye funktioner der tilsammen gør ticketbehandling hurtigere og mere intelligent. Snooze funktionen til tickets giver medarbejdere mulighed for midlertidigt at parkere sager der afventer ekstern handling, mens forbedrede routingregler sikrer at henvendelser automatisk dirigeres til den rette medarbejder.

HubSpots Customer Agent, den AI drevne supportassistent, supplerer macros ved at kunne besvare simple kundeforespørgsler automatisk baseret på jeres vidensbase. Hvor Customer Agent håndterer de indledende og simple sager, tager macros over for de mere nuancerede henvendelser der kræver en menneskelig medarbejder, men stadig drager fordel af standardiserede processer. Sammen skaber de to funktioner en effektiv arbejdsdeling mellem AI og mennesker i supportteamet.

For virksomheder der ønsker at optimere hele deres Service Hub opsætning, anbefales det at se macros som en del af en samlet automatiseringsstrategi. Kombinationen af macros, workflows, Customer Agent og help desk analyser giver et stærkt fundament for skalerbar kundeservice.