Sådan bruger du rapportoprydning i praksis
For at komme i gang med at finde ubrugte rapporter i HubSpot skal du navigere til Reporting og derefter Reports i din HubSpot konto. Her kan du filtrere dine rapporter og se hvilke der ikke er tilknyttet noget dashboard, eller som ikke er blevet vist i en længere periode. HubSpot fremhæver automatisk de rapporter der falder under tærsklen for aktivitet.
Du kan også bruge Account Cleanup funktionen, som du finder under Settings i navigationsmenuen. Her får du et samlet overblik over ubrugte assets i din konto, herunder rapporter, workflows og andre elementer der ikke længere er i brug. Super Admins kan endda aktivere automatisk oprydning, så ubrugte rapporter håndteres løbende uden manuel indsats.
Når du har identificeret de ubrugte rapporter, har du flere muligheder. Du kan slette dem permanent, fjerne dem fra specifikke dashboards eller beholde dem i din rapportliste til senere brug. Det anbefales at gennemgå listen med relevante kolleger, så I sikrer at ingen vigtige rapporter bliver fjernet ved en fejl. Læs mere i HubSpot Knowledge Base om hvordan du administrerer din rapportliste.
En god praksis er at gennemføre denne oprydning kvartalsvis. På den måde undgår du at problemet vokser sig stort, og du sikrer at jeres dashboards altid afspejler de aktuelle behov i virksomheden. Kombineret med HubSpot Operations Hub kan du desuden automatisere dele af oprydningsprocessen.
Hvem får adgang og hvornår?
Værktøjet til at finde ubrugte rapporter er tilgængeligt for alle HubSpot kunder på tværs af alle hubs og tiers. Det betyder at uanset om du bruger HubSpot Starter, Professional eller Enterprise, har du adgang til denne funktion. Det er en del af HubSpots strategi om at give alle kunder bedre værktøjer til at holde deres konto organiseret og effektiv.
Funktionen er allerede rullet ud og kan bruges med det samme. Du behøver ikke aktivere noget specielt for at få adgang. Gå blot til din rapportoversigt eller Account Cleanup sektionen for at begynde. For at aktivere automatisk oprydning kræves det dog at du har Super Admin rettigheder i din HubSpot konto.
Det er værd at bemærke at Account Cleanup funktionen også dækker andre typer assets ud over rapporter. Du kan bruge den til at identificere ubrugte workflows, formularer og andre elementer. Læs mere om Account Cleanup i HubSpot Knowledge Base for at få det fulde overblik over mulighederne.
