Sådan bruger du faktura workflows i praksis
For at komme i gang med automatisk fakturaoprettelse skal du oprette et nyt workflow i HubSpot. Du kan vælge at basere workflowet på enten deals eller tilbud, afhængigt af hvornår i din salgsproces fakturaen skal genereres. Typisk vil du sætte en trigger baseret på et stadieskift, for eksempel når en deal flyttes til "Vundet" eller når et tilbud accepteres af kunden.
Når du har konfigureret din trigger, tilføjer du handlingen "Opret engangsfaktura" som et trin i workflowet. Her kan du specificere fakturadetaljer, og systemet henter automatisk linjeposter fra den tilknyttede deal eller det tilknyttede tilbud. Fakturaen oprettes som en kladde, som dit team derefter kan gennemgå og sende. Læs mere i HubSpot Knowledge Base for en komplet gennemgang af fakturakonfiguration.
Det er vigtigt at teste dit workflow grundigt, før du aktiverer det i produktionsmiljøet. Opret en testdeal med realistiske linjeposter og kør workflowet for at sikre, at fakturaen genereres korrekt. Tjek at beløb, produkter og kundeinformation overføres præcist fra dealen eller tilbuddet til fakturaen.
Du kan også kombinere fakturaoprettelse med andre workflowhandlinger. For eksempel kan du tilføje en notifikation til dit finansteam, når en ny faktura er oprettet, eller oprette en opgave med en deadline for fakturagodkendelse. På den måde bygger du en komplet automatiseret faktureringsproces, der dækker hele flowet fra salg til betaling. Læs mere om HubSpot integrationer for at se, hvordan du kan koble fakturering sammen med dit regnskabssystem.
Hvem får adgang og hvornår?
Denne funktion er tilgængelig for kunder på Professional og Enterprise niveau på tværs af flere HubSpot hubs. Specifikt gælder det Commerce Hub Professional og Enterprise, Marketing Hub Professional og Enterprise, Sales Hub Professional og Enterprise samt Service Hub Professional og Enterprise. Det brede udvalg af understøttede hubs betyder, at de fleste virksomheder med en professionel HubSpot licens allerede har adgang til funktionen.
Funktionen udrulles løbende og bør allerede være tilgængelig i din HubSpot portal. Du finder workflowhandlingen under de tilgængelige handlinger, når du opretter eller redigerer et workflow. Hvis du ikke kan se handlingen endnu, kan det skyldes, at udrulningen stadig er i gang for din specifikke portal. I så fald anbefales det at tjekke igen inden for kort tid eller kontakte HubSpot support for at bekræfte tilgængeligheden.
Det er værd at bemærke, at du skal have HubSpots faktureringsværktøj sat op og konfigureret, før du kan bruge denne workflowhandling. Sørg for, at dine betalingsindstillinger, virksomhedsoplysninger og fakturastandard er på plads, så de automatisk oprettede fakturaer indeholder alle nødvendige oplysninger fra start.
