Skip to content
Kontakt os
Search icon
Kontakt os
HubSpot Nyheder / Tilpas kriterier i kontooprydning

Tilpas kriterier i kontooprydning

HubSpot giver dig nu mulighed for at definere brugerdefinerede kriterier for kontooprydning. Læs hvordan du holder din portal ren med tilpassede oprydningsregler.

Kontakt en konsulent
Tilpas kriterier i kontooprydning
Frame 4
Frame 3
Frame 2
Frame 1
Frame 5
Tilpas kriterier i kontooprydning
HUBSPOT NYHEDER

Hvad betyder tilpassede oprydningskriterier for din hverdag?

Som HubSpot administrator kender du udfordringen: portalen vokser støt med nye assets, og over tid bliver det svært at holde overblikket. Standardkriterierne for oprydning har hidtil været ens for alle, uanset om du driver en lille portal med få hundrede assets eller en enterprise løsning med tusindvis af workflows og lister. Med tilpassede kriterier kan du nu skræddersy oprydningen, så den passer til netop jeres virkelighed.

Forestil dig, at jeres marketingteam har en politik om at beholde kampagnemails i seks måneder efter afsendelse, mens standard oprydningen kun kigger tre måneder tilbage. Nu kan du justere tidsrammen, så den matcher jeres behov. Du kan også tilføje filtre baseret på, hvem der oprettede et asset, hvilken type det er, eller andre relevante parametre.

Den praktiske fordel er, at du slipper for manuelt at gennemgå lange lister af assets for at vurdere, om de stadig er relevante. I stedet definerer du reglerne én gang, og HubSpot håndterer oprydningen automatisk hver måned. Det sparer tid og sikrer, at jeres portal altid er opdateret og overskuelig.

For virksomheder der arbejder med Operations Hub er denne funktion et naturligt supplement til de eksisterende datakvalitetsværktøjer. Kombineret med Data Quality Command Center og automatiske deduplikering får I et komplet setup til at holde jeres CRM data i topform.

Kontakt en konsulent

Sådan bruger du tilpassede oprydningskriterier i praksis

For at komme i gang med tilpassede oprydningskriterier skal du navigere til Settings i din HubSpot portal og vælge Account Cleanup i venstre sidebar. Her finder du sektionen Monthly marketing asset cleanup, hvor du kan se en oversigt over de forskellige assettyper, der kan opryddes automatisk.

Klik på Set up eller Edit ud for den assettype, du vil tilpasse. Du får nu mulighed for at justere tidsrammen for, hvornår assets betragtes som inaktive. Du kan vælge mellem perioder fra tre måneder til tre år, afhængigt af jeres behov. Derudover kan du tilføje yderligere filtre ved at klikke på Add filter, som giver dig mulighed for at specificere betingelser baseret på assetets egenskaber.

Filtrene kan kombineres med AND og OR logik. Når du bruger AND, skal assets opfylde alle betingelser i filtergruppen for at blive inkluderet i oprydningen. Med OR er det nok, at én af betingelserne er opfyldt. Du kan for eksempel oprette en regel, der arkiverer alle kladde marketingemails, der er ældre end seks måneder OG oprettet af en bestemt bruger.

Når du har defineret dine kriterier, klikker du Save Custom policy og derefter Save. HubSpot vil herefter automatisk oprydde de assets, der matcher dine kriterier, på månedlig basis. Du kan altid gå tilbage og se, hvilke assets der er blevet opryddet, under View i den pågældende assettype. Læs mere i HubSpot Knowledge Base.

Hvem får adgang og hvornår?

Denne opdatering er tilgængelig for alle HubSpot kunder, uanset hvilken hub eller tier I bruger. Det betyder, at selv brugere på gratis versionen af HubSpot kan drage fordel af tilpassede oprydningskriterier. Dog kræver det, at du har Super Admin rettigheder for at opsætte og tilpasse oprydningsreglerne, da funktionen ligger under portalens indstillinger.

Opdateringen rulles ud globalt og bør allerede være tilgængelig i din portal. Hvis du ikke kan se muligheden for at tilpasse kriterier endnu, kan det skyldes, at udrulningen stadig er i gang for din region. I så fald bør funktionen være tilgængelig inden for kort tid.

Det er værd at bemærke, at oprydningsfunktionen primært retter sig mod marketing assets som emails, workflows og lister. CRM records som kontakter, virksomheder og deals er ikke omfattet af denne automatiske oprydning, men håndteres separat via CRM data management værktøjerne.

Relaterede HubSpot opdateringer

Tilpassede oprydningskriterier er en del af en større bølge af forbedringer til HubSpots portalvedligeholdelse og datakvalitet. HubSpot har i de seneste måneder lanceret flere funktioner, der gør det lettere at holde sin portal ren og organiseret. Blandt andet kan du nu identificere rapporter du ikke bruger, så du kan fjerne dem og reducere rod i din rapporteringsopsætning.

En anden relevant opdatering er den forbedrede egenskabs og tilknytningshistorik, som giver dig bedre overblik over, hvornår og hvordan data er blevet ændret i din portal. Sammen med File Manager filteret efter opdateringsansvarlig giver det en samlet oplevelse, hvor du altid ved, hvem der har gjort hvad, og hvornår.

For virksomheder med mere avancerede behov er rapportering på tværs af flere HubSpot konti også værd at kigge på, da det giver overblik over datakvalitet og aktivitet på tværs af hele organisationens HubSpot setup.