Sådan bruger du kreditnotaer i praksis
For at oprette en kreditnota skal du navigere til Commerce i venstre sidepanel i HubSpot og klikke på Credit memos. Herfra kan du klikke Create credit memo og udfylde de nødvendige oplysninger, herunder kunde, beløb, linjeposter og kreditnotanummer. Når alt er udfyldt, klikker du Save for at gemme kreditnotaen.
Du kan også oprette kreditnotaer direkte fra en eksisterende faktura, hvilket er den hurtigste metode når korrektionen relaterer sig til en specifik faktura. Når kreditnotaen er oprettet, kan du anvende den på fakturaer, der deler den samme faktureringskontakt. Du har mulighed for at anvende det fulde tilgængelige beløb eller kun et delbeløb, og flere kreditnotaer kan anvendes på den samme faktura.
Funktionen understøtter desuden tilføjelse af brugerdefinerede egenskaber til kreditnotaer, hvilket giver jer mulighed for at tilpasse datamodellen til jeres specifikke behov. I kan eksempelvis tilføje felter for intern godkendelsesansvarlig, årsagskategori eller afdelingsreference.
For teams der ønsker at automatisere deres kreditprocesser, kan kreditnotaer nu indgå i HubSpot workflows. Det åbner for scenarier som automatisk oprettelse af kreditnotaer baseret på bestemte triggere eller notifikationer når en kreditnota ændrer status. Derudover kan kreditnotaer analyseres i custom reports, så I kan spore mønstre i kredittering over tid. Læs mere i HubSpot Knowledge Base.
Hvem får adgang og hvornår?
Kreditnotaer er tilgængelige for brugere med Commerce Hub Professional og Commerce Hub Enterprise. Det kræver enten Super Admin rettigheder eller specifik Edit tilladelse til kreditnotaer for at kunne oprette og administrere dem. Denne tilladelsesstruktur sikrer, at kun autoriserede medarbejdere kan udstede korrektioner, hvilket er vigtigt for at opretholde finansiel kontrol.
Funktionen er allerede rullet ud og tilgængelig for alle kvalificerede portaler. Hvis I allerede har Commerce Hub Professional eller Enterprise, kan I begynde at bruge kreditnotaer med det samme ved at navigere til Commerce sektionen i jeres HubSpot konto. For virksomheder der bruger QuickBooks Online integrationen, er der desuden en betafunktion tilgængelig, som synkroniserer kreditnotaer mellem HubSpot og QuickBooks Online, inklusive linjeposter, rabatter og automatiseret moms.
Det er værd at bemærke, at kreditnotaer kun kan anvendes på fakturaer, der deler den samme faktureringskontakt. Hvis I har brug for at anvende kredit på tværs af forskellige kontakter, skal kreditnotaen oprettes specifikt for den relevante kontakt. Læs mere om administration af kreditnotaer.
